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Communication interne : comment faire circuler l’information dans votre entreprise ?

22/04/2011

Vous avez en charge la communication interne de votre entreprise mais ce n’est pas votre spécialité ? Marie Vanoye, responsable de la communication interne du Groupe 3 Suisses International et ex-assistante, nous livre son expertise sur le sujet. Interview.

Natacha de Kalligo : Marie, selon vous, en quoi la communication interne est-elle importante dans une entreprise ?

Communication interne : comment faire circuler l’information dans votre entreprise ?

Marie Vanoye : La communication interne permet aux collaborateurs de partager l’information et donc de mieux connaitre leur entreprise. Une stratégie, une organisation, des plans d’action, des projets bien expliqués sont en général mieux compris et chacun sait ainsi le rôle qu’il doit y jouer. Elle permet aussi de partager une même culture, des valeurs et de fédérer autour d’une vision commune.

Natacha de Kalligo :Quels supports un(e) assistant(e), non spécialisée en communication, peut-elle mettre en place simplement pour diffuser des informations ?

Marie Vanoye : Je pense qu’il faut rester simple et profiter de supports qui ont déjà fait leurs preuves. Une « newsletter » mensuelle envoyée par email à tous les collaborateurs est, par exemple, un outil moderne, efficace et peu couteux. Les assistant(e)s ont souvent de nos jours les compétences informatiques pour le faire sinon il ne faut pas hésiter à faire appel à un graphiste par exemple. Si les collaborateurs n’ont pas accès à un poste informatique, il faut privilégier le papier. Alors un recto verso reprenant l’acualité de l’entreprise est une bonne solution.

L’intranet est également un outil de communication interne apprécié dans les entreprises. Il demande cependant un peu plus de savoir-faire, une assistance du service informatique interne et surtout du temps. Dès lors qu’on s’intéresse un peu à l’informatique, il existe maintenant sur le marché des logiciels gratuits et faciles d’accès. Ils sont suffisants pour mettre en place un intranet relais de l’activité de son entreprise.
Enfin plus classique mais toujours efficace, n’hésitez pas à utiliser vos panneaux d’affichage : lorsqu’ils sont bien placés (cf. à la machine à café), ils permettent de diffuser de l’information qui est souvent reprise par le bouche à oreille.

Natacha de Kalligo : Existe-il d’autres moyens de faire circuler des informations hormis la création d’outils spécifiques ?

Marie Vanoye : Une réunion d’information ou une convention est un bon moyen de faire passer des messages importants et fédérateurs notamment de la part des managers. Avec une présentation PowerPoint, on s’en sort très bien ! Il est important dans ce cas de prévoir un temps d’échange ou de questions réponses à la fin de l’évènement. Ainsi tout le monde peut s’exprimer et partager.

Natacha de Kalligo : Comment faire justement pour ne pas faire d’erreurs quant aux informations que l’on diffuse ?

Marie Vanoye : Une règle d’or : la précision et la validation ! Vous devez absolument faire relire vos articles avant de les diffuser, soit par votre supérieur, soit par les personnes que vous avez interviewées.

Natacha de Kalligo : Comment l’assistante peut-elle récupérer des informations pour alimenter ses supports de communication ?

Marie Vanoye : L’assistante est souvent une personne qui connait beaucoup de monde dans son entreprise et bien il faut s’en servir ! Aller à la rencontre des salariés, échanger de façon informelle, permet souvent de connaître les projets sur lesquels les équipes sont impliquées. On peut également mettre en place un petit comité de rédaction composé de représentants des différents services. Une réunion mensuelle est suffisante pour recueillir les sujets intéressants pour vos outils de communication. Charge ensuite à l’assistant(e) de rédiger les articles.

Natacha de Kalligo : Faut-il avoir des qualités rédactionnelles pour faire de la communication interne ?

Marie Vanoye : Oui forcément un peu, mais il existe de bonnes formations pour apprendre à rédiger un article que ce soit pour le web ou pour le print. Par contre, pour faire ce métier, je pense qu’il faut avoir des qualités d’écoute et un bon esprit de synthèse. Ensuite c’est en faisant qu’on acquiert les bons réflexes !

Natacha de Kalligo : Marie, en tant qu’ex-assistante de direction, que conseilleriez-vous à nos lectrice(eur)s pour évoluer vers les métiers de la communication ?

Marie Vanoye : Tout d’abord, capitalisez sur votre expérience d’assistant(e). Elle me sert au quotidien pour organiser, gérer les priorités, créer des événements, etc. Cela m’a donné une base métier indispensable dans ma fonction actuelle ! Ensuite osez créer des outils simples et utiles à votre entreprise : vous montrerez ainsi votre talent qui vous permettra s’il y a une opportunité de vous spécialiser.

 

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Témoignage
de Pauline-Viviane

Assistante de direction

Merci à toute l'équipe de Kalligo, car vos nombreuses astuces et conseils me permettent d'évoluer au quotidien dans la réalisation de mes tâches.