Documents commerciaux

Combien de temps garder ses documents administratifs et commerciaux ?

27/05/2015

Les assistants manipulent des documents de toute nature. Au moment d'archiver ces derniers, une question revient souvent : « Jusqu'à quand » ? Kalligo vous indique les principales échéances pour vous permettre de faire un peu de place dans votre salle d'archives.

> Les durées d'archivage par type de document

Parmi les nombreux documents dont une entreprise a besoin, certains ont une durée légale d'archivage très précise. Vous devez conserver ces documents en prévision de toute réclamation de clients, d'employés ou d'un éventuel contrôle par l'Administration. Les repères d'un assistant bien informé :

• Les documents de comptabilité
- Livres et registres comptables : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice ;
- Justificatifs (BDC, BDL, factures, etc.) : 10 ans après la clôture de l'exercice.

• Les documents commerciaux
- Contrats avec un fournisseur : 5 ans ;
- Correspondances avec vos fournisseurs et vos clients : 5 ans ;
- Documents bancaires (relevés de compte, talons de chèque, etc.) : 5 ans ;
- Dossiers d'un avocat : 5 ans à partir de la fin de sa prestation.

• Les documents fiscaux
- Impôts sur le revenu, impôts sur les sociétés : 6 ans ;
- BIC, BNC : 6 ans ;
- TVA, CFE, CVAE, impôts locaux : 6 ans ;

• Les documents liés au personnel de l'entreprise
- Bulletins de paie : 5 ans ;
- Contrats de travail, primes, soldes de tout compte, etc. : 5 ans ;
- Déclarations d'accidents de travail : 5 ans ;
- Comptages des heures, astreintes, etc. : 1 an.

Bon à savoir : Il s'agit de durées à minima. Vous pouvez bien sûr conserver plus longtemps ces documents. Pour ceux qui ne sont pas cités ici, sachez que l'État vous propose un tableau récapitulatif mis à jour à chaque modification réglementaire.

> Assistants, organisez votre archivage papier, et numérique !

En connaissance de ces échéances, vous pouvez rationaliser votre archivage pour optimiser l'espace de votre salle d'archives. Assistants de la génération Y, pensez ainsi à archiver vos emails ainsi que tous les documents numériques de l'entreprise.

> Le cas des informations confidentielles

Les avancées de la législation en matière de protection des informations personnelles imposent aux assistants de rester vigilants sur la conservation de documents impliquant ce type de données confidentielles.

Pourquoi ne pas solliciter une mise à niveau pour y voir plus clair sur ce sujet d'actualité sensible ? Une formation dédiée est l'occasion de vous enrichir d'une nouvelle compétence d'avenir !

 

 

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Témoignage
de Aissatou

Expert judiciaire stagiaire

Je vous remercie infiniment pour tous les conseils, fiches pratiques et astuces que vous nous donnez. Je consulte fréquemment votre site avec un grand intérêt car il m'aide beaucoup dans mon travail notamment dans la rédaction de mes courriers et rapports rédigés dans le cadre mon activité d'administrateur séquestre, d'auditeur, de liquidateur, syndic...