Documents commerciaux

Combien de temps garder vos documents commerciaux

01/12/2010

Factures, devis, bons de livraison…. Les armoires de votre bureau en sont pleines. Il est maintenant temps de faire le tri. Lesquels conserver, lesquels jeter ?


Combien de temps garder vos documents commerciaux

   > DES PREUVES BIEN UTILES

Quel intérêt de conserver les quittances, reçus, livre de compte… ? Vos documents commerciaux permettent de prouver votre bonne foi, par exemple, pour démontrer qu’une facture a été réglée ou pour réclamer une somme impayée.


 

Mais passé un certain délai, il y a prescription. Aucune des parties ne peut engager une réclamation, en fonction du bien, du service ou de l’administration concernée. Plus besoin donc de conserver le document en question.

   > VOICI LES DATES DE PRESCRIPTION DES DOCUMENTS POUR :

      => Votre comptabilité

  • Notes délivrées aux particuliers pour les prestations de services supérieures à
    15,24 € TTC : 2 ans
  • Livres et registres comptables, pièces justificatives : 10 ans
  • Bons de commande, factures, bons de livraison : 10 ans

      => Vos relations commerciales

  • Correspondance commerciale (reçue et envoyée) : 10 ans
  • Contrats conclus avec un commerçant ou un non-commerçant : 10 ans
  • Documents relatif au transport de marchandises (ex : avis d'expédition) : 10 ans
  • Documents bancaires (ex : relevés bancaires, talons de chèques) : 10 ans
  • Contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers : 30 ans

Bon à savoir : Vos documents commerciaux peuvent constituer une preuve en cas de litige avec un tiers réclamant une somme déjà payée.

Attention : Vous ne devez pas conserver un chèque sans l'encaisser plus d'un an et huit jours. Au-delà, la banque n'est plus tenue de le payer.

      => Vos relations avec les prestataires de service
Quittances d'assurance, courriers échangés avec l'assureur ou lettres de résiliation : 2 ans

  • Factures d'eau : 2 ans
  • Factures de gaz et d'électricité, délai pendant lequel EDF/GDF peut revenir vers vous : 5 ans

Bon à savoir : Il s’agit du délai pendant lequel vous pouvez les contester, ainsi que la compagnie, en cas d'erreur.

      => La gestion du personnel

  • Documents relatifs à la comptabilisation des horaires de chaque salarié : 1 an
  • Documents relatifs aux charges sociales : 3 ans
  • Registre du personnel : 5 ans au moins
  • Documents concernant les salaires, primes ou indemnités (ex : bulletins de paie) : 10 ans

L’ASTUCE KALLIGO

Gardez précieusement les bons de garantie et les factures du matériel que vous utilisez :

  • Ils vous seront réclamés pour faire réparer les appareils ou éventuellement pour les changer.
  • Ils serviront de preuves d'achat vis-à-vis de l'assureur en cas de cambriolage.

 

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Témoignage
de Hermine

Secrétaire de direction - Finam

Avec Kalligo, j'ai appris beaucoup dans le métier de secrétaire. J'ai organisé des formations et des supports d'accueil aux caissières au sein de mon établissement grâce à votre site ! Un grand bravo et merci pour ce partage de connaissances.