Déplacement

Astuces et conseils pour bien gérer les déplacements pro de son manager

02/03/2015

Vous venez de recevoir le planning des salons professionnels auxquels votre manager souhaite participer en 2015. En bon assistant, tirez profit de cette longueur d'avance et optimisez les déplacements de votre responsable.

> Les vertus de la réservation d'un voyage d'affaires

En achetant des billets plus de 3 semaines à l'avance, vous bénéficiez de tarifs réduits, et d'un plus grand choix d'horaires, mais aussi de places. Privilégiez les sièges situés près des sorties : votre manager patientera moins au moment de monter/descendre d'un train ou d'un avion.
Enfin, optez pour des billets modifiables et remboursables : vous le savez, l'agenda de votre responsable est souvent sujet aux changements de dernière minute !

> Agence de voyages, comparateur sur Internet ou travel manager ?

Par simplicité, les assistants ont recours à une agence de voyages qui propose des combinés train-hôtel-voiture. D'autres traquent les offres sur les sites comparateurs, se dotent de self booking tool ou créent leur propre application d'assistant pour les déplacements !
Dernière tendance : le travel manager. Ce prestataire dresse l'historique de vos dépenses et optimise votre budget-voyage en le réduisant de 15 à 20 %. Des économies d'argent pour l'entreprise, et de temps, pour vous !

> Train ou avion ?

Regardez les destinations mentionnées par votre chef. En dessous de 3 heures de trajet, préférez le train à l'avion : votre manager sera gagnant en termes de timing (formalités d'enregistrement, quête d'un taxi, etc.) tandis que l'entreprise fera des économies sur son budget de frais de déplacement.

> Et si vous optiez pour un voyage en horaires décalés ?

Il est parfois bien pratique (et économique) d'éviter le rush des transports en commun en partant simplement 1 heure après tout le monde. En accord avec votre manager, fixez ses rendez-vous en milieu de demi-journée lors de ses déplacements. Votre responsable pourra ainsi partir après la ruée de 8 h, et rentrer à 21 h après avoir dîné tranquillement.

> Pourquoi pas des séjours plus longs, mais moins fréquents ?

Vérifiez si d'autres clients ne sont pas dans la région où votre manager s'apprête à se rendre. Ajouter une journée à un séjour est bien plus rentable que de revenir dans une localité par la suite...

 

> Taxi, VTC ou location de voiture ?

Cela dépend du niveau de confort souhaité par votre manager. Une location de voiture (climatisée, GPS) lui laisse une grande autonomie pour enchaîner salons et visites de fournisseurs locaux. Un véhicule de tourisme avec chauffeur (VTC) fonctionne sur réservation : il vous accueille à la gare, vous permet de travailler à bord (WiFi, configuration des sièges) et vous attend lors de vos rendez-vous. Le taxi, lui, se trouve partout !

 

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Témoignage
de Véronique

Assistante de Direction - OPH DU JURA

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