Séminaire

Organiser un événement : les règles d’or

15/10/2013

Il est assez fréquent de devoir organiser un séminaire ou une rencontre en entreprise autour d'un thème. Mais, entre l'idée et la réalisation, il existe une charge de travail considérable, de plus en plus souvent confié à l'assistante. Voici donc quelques conseils pour réussir cette délicate mission.

> Qui, quand, quoi, où... ?

Avant même de commencer le travail, il convient déjà de définir l'objectif de la manifestation. Qui doit-elle attirer, quand peut-on l'organiser, quelles animations proposer et dans quel lieu ?
La question de la cible est en général aisée à traiter. Mais encore faut-il que ces personnes aient la possibilité et surtout l'envie de venir. C'est de cette interrogation que découle le « quand » et le « où ».
Le « quand », soit le moment choisi, doit correspondre à la disponibilité probable la plus grande du public concerné. À vous donc d'examiner les agendas et de viser les périodes hors vacances scolaires. Pour une soirée, préférez les mardis et les jeudis qui sont les jours de plus forte présence en général.
La question du lieu est encore plus importante. C'est lui qui va permettre d'accueillir, divinement ou de manière catastrophique, les invités !
C'est aussi lui qui va provoquer en grande partie l'envie de se déplacer. Sélectionnez donc un endroit à proximité de l'entreprise (sans quoi vous devrez organiser le transport) et surtout, un cadre original qui sert la nature de l'évènement. Un château ou un restaurant privatisé attirera plus qu'une salle des fêtes neutre. En panne d'idées, rejoignez les groupes spécialisés sur les réseaux sociaux comme par exemple « le monde merveilleux de la communication et de l'évènementiel » (sur facebook) afin d'obtenir les meilleurs tuyaux, les endroits à la mode et la qualité des prestations.

> Gare à la technique

De nombreux endroits vont vous vendre des prestations techniques intégrées à leur coût. Ce qu'on appelle technique, c'est globalement la régie qui va permettre aux intervenants de parler dans un micro (et à la salle de les entendre...), de diffuser des présentations sur écran, et d'être éclairés. On ne compte pas les séminaires « loupés » à cause d'une salle mal sonorisée ou d'un vidéoprojecteur si faible qu'on ne lit rien en plein jour.
Testez systématiquement l'équipement avec le régisseur et demandez-lui quelles sont ses solutions de secours en cas de panne (équipement de rechange, recours...). Au besoin (car bien des lieux sont sous-équipés), négociez avec lui la location de matériel supplémentaire. Prévoyez aussi une ambiance musicale pour l'accueil des participants, leur départ...

> Le planning de la journée, le nerf de la guerre

L'organisation d'un séminaire doit en tout point être militaire avec un timing précis à respecter à la minute près. Vingt minutes de retard au démarrage et voilà tout le reste de la journée décalé avec un surcoût potentiel puisque vous déborderez du cadre des heures pré-négociées.
Tenez donc ce planning au cordeau et surtout, guidez les intervenants pour qu'ils restent exactement dans ce timing. De plus, si les participants ne sont pas au bureau, ils travaillent quand même. Vous devez donc ménager des temps de pause réguliers afin de permettre l'échange entre eux. Echange qui est l'objectif premier d'un séminaire. C'est aussi là que vous pourrez placer vos animations.
Par animation, on sous-entend les « activités annexes » qui permettent justement de rendre la journée différente de celle du bureau. Il en existe des centaines sur le marché, qui vont de la cartomancie jusqu'aux cascades en passant par l'orchestre karaoké. Là encore, le thème doit être raccord avec ce que vous proposez. Vous pouvez une fois de plus utiliser les réseaux sociaux pour trouver de l'inspiration.

> La restauration

Tout comme pour la technique, le lieu de votre choix pourra vous proposer la restauration. Dans ce domaine, trouver la bonne offre est assez compliqué puisqu'il vous faut un service de qualité (et surtout qui tienne le timing) et une assiette en rapport avec votre budget (qui se calcule en prix par personne, service compris). Le menu doit allier originalité et classicisme pour répondre à l'étendu des goûts des invités. Soumettez toujours ce menu à votre entourage afin de tester l'accueil qu'il aura. Fiez-vous aussi à la réputation du traiteur ou du restaurant. Vous obtiendrez en général de nombreux retours sur la toile.

> La communication et les goodies

Enfin, pour que votre événement soit un succès, encore faut-il qu'il soit connu et qu'on s'en souvienne. Ne négligez donc jamais la communication préalable (affiches, cartons, mailing...) en ménageant aussi un peu de suspense. Une bonne manière aussi d'offrir aux participants un souvenir de la journée, c'est de penser aux goodies qu'ils rapporteront chez eux : il peut s'agir d'un photobooth mais aussi d'objets personnalisés au thème de la journée...

L'astuce Kalligo : le réseau et l'expérience, vos meilleurs alliés
Réussir intégralement un événement la première fois n'est pas chose évidente, car il s'agit quasiment d'un métier à part entière qui fait essentiellement appel au réseau et à l'expérience.
Le réseau vous permet de trouver les bons lieux, les bonnes animations et l'ensemble des prestataires de qualités, tandis que l'expérience va vous aider à éviter tous les pièges de cette journée fleuve. Pour progresser dans l'organisation de ce type d'évènement, n'hésitez pas à laisser un questionnaire de satisfaction aux participants afin de connaitre les bonnes et moins bonnes expériences.
Questionnaire que vous croiserez avec votre propre appréciation.  À terme, vous disposerez d'un bon carnet d'adresses, mais aussi d'une bonne connaissance de ce qui plait à tous les coups... ou pas !

 

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  • Le 06/09/2015 à 13h01 par PAT15438

    Excellent topo, merci beaucoup. Auriez vous également un modèle de retroplanning et autres documentations sur l4organisation d'une soiree gala de charité. Merci beaucoup. mon email: <a target="_blank" rel="nofollow" href="pynphotos@gmail.com">pynphotos@gmail.com</a>

 
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Témoignage
de Davide

Assistante de Gestion - LABTEC

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