Fiche pratique

Organiser un séminaire : les points clés

Avant de vous lancer dans la prise de rendez-vous avec le traiteur ou autres prestataires, assurez-vous d’avoir bien défini le cadre de votre événement. Voici un petit guide pour débuter vos réflexions.

Recherche d’un lieu pour votre événement : les préliminaires

  • Déterminer le type de séminaire à organiser (journée de travail, convention…) ;
  • Clarifier l’objectif du séminaire (informer, stimuler, récompenser…) ;
  • Cibler le public : les salariés, la direction, les cadres…
  • Calculez le nombre de participants ;
  • Déterminer la durée du séminaire ;
  • Visez une date ou une période pour la tenue de votre événement ;
  • Lister vos éventuels sponsors ou partenaires à contacter ;
  • Déterminer votre budget.

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, vous pourrez commencer la recherche d’un lieu qui corresponde à vos critères de départ.

Quelques astuces pour limiter les risques de dérapages !

  • Commencez la préparation de votre événement au moins 3 mois à l’avance : ce délai est nécessaire pour trouver facilement un lieu, rechercher les prestataires, préparer le contenu de la réunion…
  • Prenez le temps de faire faire plusieurs devis à différents prestataires afin de trouver le prix le plus juste et de limiter les coûts ;
  • Visitez toujours le lieu avant de signer un contrat de location pour vous assurer que les salles et les équipements sont conformes à vos attentes ;
  • Choisissez une date hors période de vacances scolaires ;
  • Vérifiez qu’il n’y a pas d’autre événement majeur à cette date ;
  • Si c’est un événement récurrent, changez de lieu tous les ans pour éviter de lasser vos invités et garder un « effet de surprise » !
  • Pour les déjeuners et diners, prévoyez des mets « végétariens » et « hallal » que chacun puisse trouver son bonheur ;
  • Adresser les invitations suffisamment à l’avance pour que vos invités puissent bloquer la date simplement dans leur agenda.

 

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  • Le 22/10/2013 à 14h02 par raquia19906

    les fiches pratiques sont un outil très utile à utiliser surtout pour les étudiants et les débutants

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Témoignage
de Natalie

Gérante des stocks et secrétaire - Phénix Koma

Je dois l'avouer, aujourd'hui, je réponds aux attentes de mon manager en grande partie grâce aux astuces et fiches pratiques de Kalligo !