Fiche pratique

Partagez vos fichiers avec DropBox

Votre messagerie refuse d'ajouter une PJ trop lourde, à votre mail ? Vous en avez assez de voir Outlook bloqué le temps d'un téléchargement ? Passez au partage de fichiers via DropBox, en assistant astucieux !

> Oubliez l'envoi d'un mail avec une PJ XXL...

Aujourd'hui, inutile d'attendre que le chargement d'une PJ s'opère, ni d'imposer ce temps d'inactivité au destinataire de votre message.

En recourant aux services en ligne DropBox, Google Drive, One Drive, etc., vous n'envoyez plus votre fichier volumineux : vous adressez uniquement un lien vers ce dernier que vous avez téléchargé dans le Cloud. Et ça change tout !

> Installez DropBox et accédez à vos dossiers, partout

L'installation de DropBox crée un dossier local spécifique sur votre PC : chaque fichier que vous y glissez est automatiquement transmis au serveur DropBox (si vous êtes connecté à Internet).

Cette synchronisation vous permet de voir apparaître le fichier sur votre compte web, mais aussi sur les dossiers DropBox de votre tablette et de votre mobile. Votre fichier est ainsi « partagé » avec tous vos terminaux.

> Partagez un fichier ou un dossier en « lecture seule »

Vous pouvez décider de partager ce document avec vos collaborateurs ou votre patron nomade. Pour cela :

- sélectionnez le fichier et choisissez « partager » (ou clic droit – partager) ;

- copiez le lien d'autorisation qui s'affiche et collez-le dans un mail ou tout autre support (SMS, message instantané, etc.) ;

- ajoutez un commentaire pour rassurer vos destinataires qui n'ont alors qu'à cliquer pour accéder à votre fichier, même s'ils ne sont pas membres DropBox.

> Partagez un fichier ou un dossier « avec droit de modification »

Pour bénéficier de toute la puissance de DropBox, créez un dossier partagé dans lequel vous glissez vos documents de travail. Au moment d'envoyer le lien de partage à vos collègues, précisez le statut de chacun à DropBox : « lecture seule » ou « modification, annotation ».

Le plus ? Chaque modification enregistrée est synchronisée sur l'ensemble des terminaux (PC de vos collaborateurs, votre PC, mobile, tablette, etc.). Pour renforcer la confidentialité de vos données, DropBox Pro (payant) vous permet d'ajouter un mot de passe et une durée de validité au lien de partage.

> Demandez des documents via DropBox

Vous pouvez lancer un appel à votre équipe en sollicitant des documents : l'interlocuteur n'a qu'à cliquer sur le lien reçu pour ajouter son document qui vient se positionner dans le dossier que vous avez choisi.

> Une fausse manip ? Retrouvez vos fichiers partagés !

Si un membre a écrasé un document par erreur, pas de panique : DropBox conserve les fichiers supprimés pendant 30 jours, ainsi qu'une sauvegarde des versions successives. Respirez !

 

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Témoignage
de Ophélie

Apprentie assistante manager - Agence immobilière

Je trouve que le site Kalligo est très rassurant pour les assistantes car c'est une sorte d'appui et de soutien permanent.
Cependant, je trouve que les fiches pratiques et toutes les autres aides ne sont pas assez poussées. Je m'explique étant en deuxième année du BTS assistant manager, je ne trouve pas tous les outils et surtout il manque les outils les plus complexes. Je souhaite faire une licence professionnelle logistique à la rentrée de septembre 2012 et j'aimerais avoir des outils concernant ce domaine.
Je me suis inscrite sur ce site car je le trouve vraiment bien fait et très attrayant pour notre domaine professionnelle.