Astuces bureautiques

Compressez vos dossiers

02/12/2010

Vous devez envoyer par mail un dossier lourd ? Allégez votre envoi et assurez-vous de sa réception en utilisant la compression.

Pratique, cette fonctionnalité vous servira aussi à regrouper vos fichiers pour les archiver dans votre ordinateur sans saturer sa mémoire. .zip, .rar, zoom sur la compression de dossiers et le transfert sur serveur Ftp.

 

Compressez vos dossiers

> S’ASSURER DE POSSÉDER LES LOGICIELS

Les logiciels de compression Winrar et Winzip ne sont pas forcément installés dans votre ordinateur. Vérifiez leur présence sur la liste des Programmes en ouvrant le menu Démarrer.
A défaut, téléchargez-les sur www.01net.com/telecharger.

Bon à savoir : Un fichier ou un dossier compressé porte le nom d’archive.


Le logiciel Winrar

Compressez vos dossiers

Le logiciel Winzip

Compressez vos dossiers

 
> COMPRESSER AVEC WINRAR

La compression est plus ou moins longue selon le poids de vos fichiers et la rapidité de votre ordinateur.

  1. Positionnez vous sur le dossier à compresser et faites un clic droit.
  2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez : Ajouter à l’archive.
  3. Dans la nouvelle fenêtre, modifiez le nom de votre dossier, si vous le souhaitez, puis Ok.

Winrar compresse votre archive. Où la retrouver ? Dans la fenêtre source de votre dossier. Elle porte l’extension .rar. Vous voulez que l’archive porte directement le nom de votre fichier ? Sélectionnez l’option Ajouter à « nom de votre dossier.rar ». Elle se créera tout de suite dans votre répertoire, sans plus de manipulations.


> COMPRESSER AVEC WINZIP

  1. Positionnez-vous sur le dossier à compresser et faites un clic droit.
  2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez Envoyer vers puis Dossier compressé
Attention : Si vous avez un autre logiciel de compression, un message d’alerte s’ouvrira : cliquez sur Non.

Votre dossier compressé est placé directement dans la fenêtre source de votre dossier avec l’extension .zip.

Petite variante :

  1. Positionnez-vous sur le dossier à compresser et faites un clic droit.
  2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez : Ajouter à l’archive.
  3. Dans la nouvelle fenêtre, cochez Zip dans Format de l’archive.

Bon à savoir : La compression .rar ou .zip n’écrase pas votre dossier principal.

 
> TRANSFÉRER VOS DOSSIERS AVEC LE FTP

Grâce au FTP (File Transfer Protocol) vous pouvez placer vos dossiers dans un autre ordinateur. Le but ? Les transmettre de façon simple et sécurisée lorsque leur poids est très important (certains dossiers compressés avec Winrar ou Winzip restent trop lourd pour un envoi par mail) mais aussi échanger et partager vos données avec des collaborateurs en toute facilité. Sous forme de serveur, le FTP est accessible en intranet ou en internet. Tout dépend du fonctionnement de votre société.

Pour y accéder, renseignez-vous d’abord auprès de votre service informatique de sa présence puis faites-vous expliquer le protocole.

Vous devez transférer des éléments à un client ? Les transmissions externes possèdent un accès limité pour des raisons de sécurité et de confidentialité.
Rapprochez-vous de votre administrateur réseau pour bien intégrer la marche à suivre et valider avec votre interlocuteur qu’il pourra récupérer son dossier.


L’ASTUCE KALLIGO

Vous avez plusieurs fichiers à compresser dans le même dossier d’archive ? Gagnez du temps et cliquez sur chaque fichier en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Lorsque vous avez sélectionné le dernier, effectuez un clic droit dessus et suivez la procédure de compression.

 

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