Fiche pratique

Calendrier Outlook : planifiez et gérez votre temps

L’agenda électronique est votre ami ! Il vous permettra de bien gérer et de prioriser l’ensemble de vos tâches. Voici les conseils d’Hélène Tellitocci, responsable de l’offre Cegos des formations bureautiques.

Utiliser l’agenda électronique pour planifier vos activités

- Planifiez l’année

Créez une fiche de vos objectifs annuels.

Planifiez tout ce qui est planifiable à l’avance dont la durée est d’une demi-journée minimum, bloquez du temps pour les activités à haut rendement qui sont prévisibles.

Planifiez les temps récurrents, par exemple les réunions d’équipe hebdomadaires.

- Planifiez le mois

Créez une fiche de vos objectifs mensuels spécifiques correspondant aux étapes intermédiaires de vos objectifs annuels.

- Planifiez la semaine

Planifiez de manière détaillée la semaine. Planifiez les rendez-vous impliquant d’autres personnes (entretiens ou réunions), planifiez également des rendez-vous avec vous-même (étude d’un dossier, élaboration d’un budget, préparation d’une réunion...). Prévoyez également le temps de traitement des emails, les temps de déplacement. Soyez le plus réaliste possible sur la durée de réalisation de chacune de vos tâches.

- Planifier le jour

Créez une fiche journalière en hiérarchisant vos activités et en spécifiant le temps nécessaire à chaque activité. Ce point doit être fait la veille de préférence ou le matin. Consacrez dix à quinze minutes chaque soir pour faire le bilan de votre journée et planifier l’activité du lendemain.

Utiliser des couleurs pour catégoriser vos rendez-vous et réunions

Créez une catégorie par rôle professionnel en choisissant une couleur différente pour chaque catégorie. Catégorisez chaque rendez-vous, réunion ou évènement. En affichant votre agenda par mois, vous pourrez visualiser facilement, grâce à ce système de couleurs, la bonne répartition de vos différents rôles.

Gérer une liste de catégories pour le calendrier Attribuer une catégorie à un élément du calendrier
Outlook 2003 Clic droit sur un rendez-vous puis sélectionner Catégories du calendrier puis Modifier les catégories. Clic droit sur l’élément puis sélectionner Catégoriser du calendrier puis Choisir la catégorie
Outlook 2007 Menu Action / Classer / Toutes les catégories Clic droit sur l’élément puis sélectionner Classer
Outlook 2010 Activez l’onglet Accueil. Dans le groupe Indicateurs cliquez sur Classer puis Toutes les catégories Clic droit sur l’élément puis sélectionner Classer

L’ASTUCE KALLIGO

Pour centraliser, partager et faciliter l’accès à vos informations, synchronisez vos éléments personnels contenus dans Outlook avec votre Smartphone !

 

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  • Le 28/08/2013 à 12h12 par simonne17577

    Tout à fait clair et synthétique.

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Témoignage
de Annie

Gestionnaire projet communication - LAWOMATIC

Le télétravail présente des avantages mais il est impossible de traverser un couloir pour une aide, un conseil, un coup de main. Heureusement, il y a KALLIGO. Comme je passe de longues heures dans le train tous les mois, j'ai copié vos fiches dans OneNote et je profite de ces trajets pour découvrir vos astuces ou réactualiser mes connaissances. Merci KALLIGO et merci Natacha : un lien précieux.