Word

Word : maîtriser les macros

02/12/2010

Chaque fois que vous rédigez un courrier à vos clients vous écrivez à la fin le grade et le nom de votre patron. Pourquoi ne pas utiliser une macro pour automatiser cette tache ? Vous ne savez pas vraiment ce que c’est, ni comment ça marche ? Explications.

Word : maîtriser les macros

> Qu'est-ce qu'une macro ?

Vous utilisez régulièrement les programmes d’Office ? Alors vous connaissez certainement le terme Macro.
Il s’agit d’un programme simple, écrit en VBA (Visual Basic pour Applications) qui vous permet d’exécuter de façon répétitive les mêmes suites d’opérations.

Par exemple, vous avez souvent besoin de mettre en petites majuscules certaines phrases de vos documents Word ? Plutôt que de passer par le menu Format, Police, facilitez-vous cette tache en créant une macro. Elle vous permettra d’obtenir le même résultat en cliquant seulement sur une icône ou en utilisant un raccourci clavier. Pratique non ?

Utilisez une macro pour insérer des caractères spéciaux, une formule de politesse, afficher plusieurs pages pour l’aperçu avant impression… par une simple manipulation !
Word étant un traitement de texte programmable, vous pouvez facilement automatiser quasiment toutes les commandes et fonctions déclenchées au clavier ou à la souris. Le bénéfice ? Un gain de temps considérable !

> Débuter dans la macro

  1. Enregistrer une macro
    Imaginez que vous deviez créer une macro qui écrit : « Nous vous remercions de votre confiance. », phrase que vous faites apparaître dans tous vos courriers adressés à vos clients.
    • Ouvrez un nouveau document dans Word.
    • Allez sur l’onglet Outils et choisissez Macro, Nouvelle macro.

      Word : maîtriser les macros

      Dans la boite de dialogue ci-dessus :

    • Remplacez le nom par défaut : Macro1, par un nom plus explicite. Par exemple : Formule remerciement.
    • Par défaut, le modèle normal.dot est affecté à Enregistrer la macro dans :
      Cela signifie que cette macro sera fonctionnelle pour tous les nouveaux documents standard de Word. Laissez cette option ou modifiez-la pour ne la rendre accessible que pour le document sur lequel vous travaillez en utilisant le menu déroulant.
    • Dans Description, laissez le texte par défaut, ou écrivez une brève description de votre macro : Insère : Nous vous remercions de votre confiance, pour notre exemple.
    • Vous pouvez ensuite affecter la macro soit à un bouton soit à un raccourci clavier :

      - Si vous cliquez sur l’option Barre d’outils, la fenêtre de Personnalisation s’ouvrira vous permettant d’ajouter cette macro sous forme de bouton à la barre d’outils :
      Choisissez l’onglet Commandes.
      Sélectionnez votre macro puis faites la glisser dans votre barre d’outils. Cliquez sur Fermer.
      Un nouveau bouton correspondant à votre macro s’est crée.
      - Si vous cliquez sur l’option Clavier, c’est la boite de dialogue Personnaliser le clavier qui s’affiche, vous proposant d’affecter une combinaison de touches de raccourci à cette macro. Par exemple : Ctrl+J.
      Cliquez sur Attribuer, puis Fermer.

    Attention : Quand vous optez pour une combinaison veillez à ne pas choisir un raccourci déjà affecté par Word, comme Ctrl+a (Sélectionner tout) ou Ctrl+c (Copier), par exemple. Rien ne vous empêche de le faire mais ces raccourcis correspondront désormais à votre macro et non plus à leurs fonctions de bases.

    Une icône de disquette accompagne maintenant votre curseur : cela signifie que vous êtes en train d’enregistrer votre macro. Toutes les opérations que vous faites sont donc prises en compte dans la constitution de votre macro ! Contentez vous d’écrire : « Nous vous remercions de votre confiance. » ou faites les opérations que vous souhaitez attribuer à votre macro.
    Vous avez terminé ?

    • Dans le menu Outils, Macro, pointez sur Arrêter l’enregistrement.

      Ou

    • Cliquez sur le carré Bleu (Arrêter l’enregistrement) de la fenêtre ci contre, qui est apparue sur votre document.
    Word : maîtriser les macros

    Bon à savoir : Vous avez besoin de faire une action que vous ne souhaitez pas enregistrer dans la macro ? Cliquez sur le bouton Suspendre l’enregistrement.

    Votre macro est maintenant opérationnelle pour n’importe quel document.

    Vous pouvez, bien sur, créer autant de macro que vous le souhaitez !

  2. Exécuter la macro
    Sur votre document, il suffit d’utiliser les touches de raccourci que vous avez indiquées ou de cliquer sur l’icône de la barre d’outils lui correspondant pour exécuter votre macro.
  3. Supprimer une macro
    Vous n’avez plus besoin de votre macro ?
    • Rendez-vous dans le menu Outils, déroulez Macro, et choisissez Macros.
      La fenêtre qui s’ouvre vous présente la liste de toutes vos macros.
    • Sélectionnez celle qui vous intéresse puis pointez sur Supprimer.

Nul besoin d’être développeur pour créer de petites macros qui vous évitent les travaux répétitifs. Vous pouvez programmer ce que bon vous semble : la seule limite est votre imagination !


L’ASTUCE KALLIGO

Soyez prudente lorsque vous exécutez vos macros ! Certains virus informatiques sont des macrovirus qui se propagent très vite par Internet. Pour vous protéger, en complément de votre antivirus, vous pouvez utiliser un niveau de sécurité élevé :

  • Dans le menu Outils, choisissez Options.
  • Cliquez sur l’onglet Sécurité.
  • Puis sur Sécurité des macros.
  • Dans l’onglet Niveau de sécurité, sélectionnez le niveau de sécurité que vous souhaitez utiliser : très élevé, élevé, moyen ou faible.

 

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  • Le 03/04/2013 à 02h02 par Bouchaib15708

    Merci pour vos conseils et astuces que je considère comme un recyclage dans le domaine et qui est très payant.<br /> Merci encore à toute l'équipe KALLIGO.

  • Le 02/03/2011 à 12h12 par NAT DU 62

    fiches pratiques très intéressantes; sujets bien expliqués.

 
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Témoignage
de Nathalie

Attachée de Direction - CBM Franchiseur

J'attends toujours le mardi avec impatience car je trouve que vos informations sont toujours utiles, concrètes et claires. Je garde tous vos mails et parfois quand cela m'arrive d'hésiter sur un document, je les consulte pour voir si il n'y a pas des astuces que vous ayez déjà données sur le sujet ! En tout cas, j'adooooree..........toutes les rubriques !