Fiche pratique

Gestion du courrier : soyez efficace !

La gestion du courrier fait partie de vos attributions ? Tri, filtrage, dispatche : optimisez !

1. Un premier tri

Une fois ouvertes, videz les enveloppes de leur contenu et effectuez un premier tri :

  • Eliminez d’emblée toutes les publicités sans intérêt immédiats
  • Conservez les publicités dont l’objet pourrait être utile à votre entreprise : projet immédiat, étude concurrentielle… Notez sur chacune la date de réception et la raison de leur intérêt.
  • Mettez de côté les factures
  • Enfin, gardez les missives adressées nominalement aux collaborateurs

Attention : conservez les enveloppes des courriers qui pourraient donner lieu à un litige (lettres adressées au service du personnel, contrats et envois recommandés avec AR) : le tampon de la Poste faisant foi auprès des tribunaux.


2. Ranger et dater

  • Tamponnez chaque lettre à la date du jour de réception, chacun saura ainsi quand elle est arrivée et cela facilitera votre classement. (lien sur FP méthode de classement)
  • Pour classer le courrier, vous devez disposer de plusieurs chemises cartonnées ou de bannettes, selon vos habitudes. Si vous le pouvez, équipez-vous d’autant de chemises que collaborateurs (s’ils sont peu nombreux) ou de services. Préparez également une chemise spécifique pour les factures.
  • Quand vous avez une lettre en main, traitez-la immédiatement !
    Inscrivez dessus les initiales de la personne à qui elle est destinée ou qui est en mesure d’y répondre.

3. Distribuez le courrier

Une fois triées et étiquetées, les lettres entrantes doivent être distribuées. Trois solutions s’offrent à vous :

  • Si votre entreprise est équipée de boîtes aux lettres dédiées à des collaborateurs ou des services, déposez-y les missives correspondantes
  • Vous pouvez aussi disposer dans votre bureau de bannettes étiquetées où chacun viendra se servir quand il le souhaitera
  • Enfin, il peut être plus simple de distribuer vous-même le courrier dans chaque bureau de la société

 

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  • Le 06/01/2015 à 17h05 par ZAKARIA10767

    Bonsoir, je profite vous souhaite mes meilleurs vœux pour l'Année 2015,que cette Année soit parmi celles vos meilleures années. Je tiens aussi à vous remercier infiniment de très documents qui me rendent chaque jour très efficace et en avance sur mes collègues.<br /> Merci, chaleureusement vôtres<br /> zakaria

  • Le 28/07/2014 à 09h09 par SABRINA17050

    C'est exactement de la même façon que je procède, j'ai tout bon alors ! :)

  • Le 28/08/2012 à 10h10 par novaxel

    novaxel a un module "gestion de courrier" qui permet dans des "bannettes virtuelles" de distribuer le courrier aux destinataires concernés avec un work flow sur :<br /> 1. ce que j'ai à faire<br /> 2. ce que j'ai traité<br /> 3. ce qui pose problème<br /> <br /> simple, efficace pour travailler autrement et surtout gagner du temps !<br /> <br /> Trés cordialement<br /> martine Joulia-Cubizolles - DG novaxel

  • Le 27/04/2011 à 13h01 par esyh

    génial mais il manque du fiche pratique proprement dite

  • Le 01/03/2011 à 09h09 par améthyste

    Article intéressant, mais qui ne mentionne pas l'enregistrement du courrier,sur registre ou fichier informatique, permettant de faciliter une recherche ultérieure.

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Témoignage
de Jessica

Assistante - MMA

Super site, je l'ai déjà dit, mais le répète une fois de plus ! Il m'est surtout bien utile au quotidien. J'aime son ergonomie, la mise en page, les couleurs, la clarté des informations, le moteur de recherche pour la facilité de trouver les fiches... Bref, c'est bien réfléchi tout ça ! Bravo l'équipe, super travail !