Organisation

Optimiser son temps pour mieux en gagner

21/01/2014

Vous êtes débordé ? Vous ne savez plus où donner de la tête ? Voici quelques pistes pour parfaire votre organisation et améliorer la gestion de votre temps !

En arrivant au bureau, vous découvrez une foule de pense-bêtes colorés sur votre agenda. Le téléphone sonne tandis que vos mails s'accumulent... Et il est à peine 9h10 ! C'est l'heure de reprendre le contrôle de votre emploi du temps... Allez donc vous chercher un café serré et attelez-vous à la tâche du jour : optimiser votre temps... pour mieux en gagner !

Le rétro planning, pour en finir avec la navigation à vue

Pour mieux organiser vos tâches quotidiennes, le rétro planning est votre gouvernail et en cas de rush, votre bouée de sauvetage ! Grâce à lui, vous inscrivez chaque projet dans le temps et précisez objectifs, étapes intermédiaires et deadlines.

Cet outil précieux vous aide à visualiser votre charge de travail mensuelle, à élaborer votre échéancier hebdomadaire ainsi que votre « to-do list » quotidienne. Mieux, il vous permet de lisser les pics d'activités : l'anticipation a toujours été la botte secrète des assistants !

De la difficile gestion des interruptions

Les outils d'organisation donnent souvent corps à un timing « idéalisé ». Dans la pratique, les appels téléphoniques, les mails « urgents +++ » et les entretiens impromptus bousculent allègrement cet emploi du temps si docile !

Affinez votre stratégie ! Ménagez-vous des sessions de travail de 25 minutes (technique Pomodoro). Ciblez les moments calmes de votre service ou fermez la porte, à un horaire régulier : vos collègues s'y habituent vite. Surtout, consultez vos mails entre deux sessions uniquement, afin d'éviter le papillonnage.

Ajustez votre tempo personnel

Identifiez vos pics de performance et calez vos tâches les plus ardues sur ces périodes d'efficacité. Certains assistants privilégient le matin pour les courriers délicats (le fameux « Ça, c'est fait ! »). D'autres préfèrent monter en puissance pour s'attaquer aux gros dossiers en fin de journée. Trouvez votre rythme !

Les logiciels sont vos amis

Au-delà des incontournables modèles de document et des raccourcis clavier, les assistants ont un logiciel ou une « appli chouchou » qui leur simplifie la vie ! À l'image de Wunderlist qui synchronise votre liste de tâches sur différents supports ou de Boomerang spécialisé dans l'envoi planifié de mails et de relances. Citons encore Trello, petite perle pour le travail collaboratif.

Faites une pause pour gagner du temps !

Alterner temps de concentration et tâches plus légères ne suffit pas. Un assistant doit savoir lâcher prise ! Une pause de 5 minutes, à l'air libre, dégourdit vos méninges : vous reprenez le travail, l'esprit clarifié.

De là, à inscrire la pause-café dans votre « to-do list », il n'y a qu'un pas !

 

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Témoignage
de Anastasia

Responsable commerciale

Je viens d'accéder au poste de responsable commercial et Kalligo m'a beaucoup aidé en matière de création de tableaux et reporting commercial. Grace à Kalligo, j'ai pu être efficace rapidement. Merci !!!