Organisation

Au secours, je ne sais pas déléguer !

02/03/2015

En assistant expert de l'organisation, vous savez pertinemment quand votre emploi du temps flirte avec la limite du raisonnable. Ne luttez plus : déléguez ! Apprenez à faire confiance à vos collaborateurs. Vous pourriez même être surpris du résultat...

> Prenez soin de déléguer en période de calme

L'anticipation est la botte secrète des assistants. Alors, n'attendez pas le prochain rush pour déléguer enfin une partie de vos missions. Évoquez votre surcharge de travail avec votre manager et préparez la réorganisation de votre poste.

> Repérez les tâches que vous pouvez confier à un tiers

Listez vos activités mensuelles et sélectionnez celles qui sont récurrentes, chronophages et qui peuvent être réalisées par un autre. Lâchez prise lors de cet inventaire : vous ne pouvez pas tout assumer ! C'est aussi votre responsabilité de vous décharger de certaines missions pour vous concentrer sur celles qui relèvent exclusivement de vos compétences d'assistant.

Commencez par déléguer une tâche simple pour n'affoler ni vos collègues, ni les plannings.

> Trouvez à quelle personne déléguer

Vous êtes assistant et évoluez à ce titre dans tous les services de l'entreprise. Vous connaissez les compétences des collaborateurs qui vous entourent et leur degré d'autonomie comme leurs points faibles. Vous allez donc pouvoir déléguer un travail adapté à l'expérience de la personne et à sa motivation.

Au besoin, renseignez-vous sur les formations permettant au salarié ciblé de compléter ses connaissances afin de pouvoir réaliser la mission que vous lui confiez.

> Clarifiez vos attentes dans un brief précis

Doublez votre entretien de transmission par la remise d'un document écrit mentionnant les objectifs, les échéances et les obligations de chaque tâche. Au cours de cette entrevue, laissez vos angoisses de côté pour réussir à mettre en confiance votre collaborateur.

> Prévoyez un point de contrôle

La confiance n'exclut pas le contrôle. Vérifiez en cours de route la bonne avancée du projet. Inutile de passer par un entretien anxiogène pour vos collaborateurs. Un mail intitulé « Tout se passe bien ? » permet d'être informé sans blesser votre interlocuteur. Révisez au besoin votre manuel du travail en équipe !

> Débriefez en duo

La tâche accomplie, analysez avec votre collaborateur les objectifs atteints. Prenez aussi connaissance du ressenti de la personne : souhaite-t-elle continuer ? A-t-elle des propositions ? Un regard extérieur sur votre routine est parfois surprenant de créativité et d'efficacité.

> Modulez votre degré de confiance

La confiance se gagne par étapes. Franchissez-les progressivement avec une délégation de type « ma méthode-ma décision », « votre méthode-ma décision », « votre méthode-notre décision » jusqu'à l'ultime « votre méthode-votre décision ».

 

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Témoignage
de Delphine

Assistante polyvalente - API Restauration

J'aime beaucoup le site Kalligo car je vais y pêcher des astuces, des conseils. Chaque semaine, il y a au moins un article qui me concerne personnellement ! Ma rubrique préférée est bien sûr les fiches pratiques et les documents type mais aussi pour me détendre j'aime lire mon horoscope ! J'attends avec impatience le mardi pour vous lire...