Organisation

Suivi budgétaire : 5 points clés

24/04/2015

Les assistants de direction ont souvent en charge le suivi budgétaire, véritable outil de gestion et d'alerte de la bonne tenue d'un budget. Découvrez 5 points clés d'un tableau « pilotage de budget » clair et efficace.

1. Travailler sur les dernières versions des documents

Le suivi budgétaire consiste à comparer les prévisions budgétaires aux dépenses/recettes réelles, et à alerter les responsables en cas d'écarts importants. Pour cela, l'assistant doit pouvoir s'appuyer sur les dernières versions d'un budget prévisionnel et sur la liste mise à jour des entrées et sorties.

Rien de pire que de pointer du doigt les écarts d'un service, puis de vous rendre compte que l'estimation a été actualisée lors d'un point intermédiaire...

2. Le suivi budgétaire, une habitude à instaurer dans les services

Pour faciliter la remontée d'informations de chaque service, il est bon d'instaurer cette pratique dans la régularité. La demande des chiffres devient alors une tâche mensuelle et ne relève pas uniquement d'une urgence ou d'une vérification du travail réalisé par vos collaborateurs. Inscrite dans un échéancier, cette activité est anticipée et mieux vécue par les collaborateurs. Tout le monde y gagne !

3. De l'importance de sécuriser la saisie des données comptables

Vous avez mis en place une chaîne de remontée d'informations : vous allez devoir maintenant construire votre tableau de bord et y renseigner les données récoltées dans les services. Pensez à activer les fonctions avancées d'Excel telles que la sécurisation des données (tableau en lecture seule avant envoi à votre manager) ou la configuration d'alerte automatique en cas de dépassement sur certaines lignes.

Au moment de rendre votre suivi budgétaire, il est parfois utile de le faire passer par votre hiérarchie ou le comptable afin de bien délimiter les zones de responsabilité de chacun. Après vous, ce n'est plus vous !

4. Proposer des solutions de correction à votre manager

Le suivi budgétaire permet une approche réactive de l'évolution d'un budget. En qualité d'assistant proactif, vous connaissez l'importance de présenter à votre responsable un problème, et ses solutions éventuelles !

Pour cela, vous pouvez chercher à corriger les écarts, réaffecter des lignes pour ventiler à nouveau le budget ou intervenir sur le calendrier dans le cadre d'un budget de projet phasé.

5. Traduire les données en courbes visuelles

Épargnez à votre manager une plongée dans les lignes de votre tableau de pilotage de budget 2015 et proposez-lui un suivi budgétaire illustré.

Initiez-vous à un diagramme de type courbes en S : une pour le prévu, une pour le réel et une autre pour illustrer les retards.

Idéal aussi en slide de présentation !

 

 

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Témoignage
de Elisabeth

Assistante de direction - ASN

 Le site Kalligo est très sympa ! Il est agréable, bien présenté et touche plein de domaines différents qui concernent les assistantes. Certains articles me donnent des idées et le calendrier est aussi très utile !