Fiche pratique

Gérer l’agenda de son manager : le b.a.-ba

Rajouter un rendez-vous de dernière minute dans l’agenda de votre manager requiert parfois l’utilisation d’un chausse-pied ? Voici quelques astuces...

Prévoyez du temps pour les tâches de routine

Pour garder des plages horaires libres à cet effet, vous devez bien connaître ses habitudes. Si ce n’est pas le cas, interrogez-le sur ses besoins !

Laissez un peu de marge entre deux rendez-vous

Votre manager ne doit pas être étouffé par les réunions et doit pouvoir avoir quelques minutes de répits avant de passer de l’une à l’autre. Laissez lui 20 bonnes minutes entre chaque. Cela lui évitera également d’arriver en retard à une réunion si la précédente se prolonge…

Soignez la préparation de ses rendez-vous

Pour lui simplifier la vie, remettez-lui, si possible, toutes les informations utiles (documents, dossiers…) avant le début de sa réunion. Cela lui fera gagner du temps et peut lui éviter d’être en retard à un rendez-vous.

Soyez précis dans la prise de rendez-vous

Notez clairement dans son agenda le nom de l’entreprise, du visiteur ou du collaborateur, le motif de la réunion. Il doit tout de suite comprendre de qui / quoi il s’agit.

Gardez un œil sur l’horloge !

Si vous vous apercevez que votre patron dérape et empiète sur le rendez-vous suivant, interrompez-le pour savoir si vous devez décaler le suivant.

Validation des réunions

Une fois que les participants ont opté pour une date de réunion, renvoyez un mail de confirmation à tout le monde pour que les choses soient bien claires et sans déconvenues le jour J.

Jouez avec les couleurs du calendrier outlook

Les couleurs permettent d’identifier tout de suite de quel rendez-vous il s’agit (personnel, prestataire, service…) et où il se trouve (extérieur, sur site…).

 

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Témoignage
de Fatou

Secrétaire

Je trouve le site kalligo très très intéressant. Il m'aide beaucoup et m'accompagne dans mes taches quotidiennes au bureau, surtout l'onglet informatique et bureautique et la rédaction. Je ne me stresse plus quand mon boss me confie un job. Vraiment un grand merci !