Les sonneries de téléphone, les conversations des collègues… La communication dans les open space n’est pas toujours facile. Cependant, quelques dispositions et règles de savoir-vivre peuvent faciliter les choses au quotidien.
Les open space ont été multipliés par les entreprises dans les années 90 pour réduire les coûts d’une part, mais aussi, et tel en était l’époque l’argument fort, pour faciliter la communication entre les équipes. Cependant, certains salariés se plaignent du bruit, du manque d’intimité… Voici quelques conseils pour y remédier :
Plus facile à dire qu’à faire ! Mais la vie en communauté demande quelques efforts… Vous devez essayer de parler différemment au téléphone que lors d’un face à face : exprimez-vous à demi-ton pour déranger le moins possible vos collègues.
Veillez également à régler la sonnerie de votre téléphone au plus bas et de mettre votre mobile sur vibreur. N’hésitez pas à interpeller vos collègues sur le sujet.
Si votre open space est vraiment bruyant et en particulier votre collègue d’en face, faites installer des cloisons séparatrices de bureau. Elles coupent un peu la communication et l’aspect convivial de votre espace de travail, mais elles vous soulageront du bruit et vous apporteront davantage d’intimité.
Un coup de fil spécifique à passer ? Une petite réunion à 3 ou 4 ? Inutile d’en faire profiter la terre entière : utilisez les salles de réunions ! Cependant, pour que l’occupation des salles se fasse dans le respect de chacun, il est préférable d’instaurer des règles strictes de réservation.
Si la disposition des locaux le permet, il est préférable de mettre les photocopieuses et les imprimantes à disposition des salariés à l’extérieur de l’open space, dans le couloir par exemple. Cela limitera le bruit et réduira les risques de déconcentration.
Pour trouver vos marques au milieu de tous, aménagez-vous un poste de travail bien à vous ! Mettez des plantes vertes, des posters, des gadgets… Vous vous y sentirez plus à l’aise. N’hésitez pas non plus à mettre un éclairage d’appoint pour ne pas subir l’éclairage commun parfois un peu dur.
Petite astuce : Si vous en avez la possibilité, décalez vos horaires de travail plus tôt le matin ou plus tard le soir. Vous pourrez plus facilement vous concentrer sur des tâches délicates dans le calme.
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Cet outil permet de mieux préparer les entrevues, de mieux choisir les tenues vestimentaires pour le bureau et de mieux gérer les relations entre le patron et les collègues. L'équipe de Kalligo fait un très bon travail car ces conseils permettent aux secrétaires et assistantes de se recycler et de connaître en temps opportun les évolutions du métier d'assistanat.
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