Organisation

Travailler avec un patron nomade : trucs et astuces !

25/02/2013

Travailler avec un patron nomade réclame de collaborer aussi bien que s'il se trouvait dans le bureau d'à côté et d'assurer la permanence de manière autonome. Si, aujourd'hui, on peut compter sur des outils informatiques fiables et adaptés pour communiquer et assister à distance, une organisation particulière reste indispensable.

Même à distance, le duo patron-assistant(e) doit continuer de fonctionner de manière performante : la liaison ne doit jamais être interrompue même si des milliers de kilomètres les séparent. Ce mode de fonctionnement implique trois grandes thématiques : la nécessité de communiquer discrètement pour informer son patron sans le déranger, la planification des déplacements et la gestion des aléas, et enfin la permanence en son absence.

 

> Maîtriser les outils de communication

Grâce aux applications Web et aux Smartphones, la communication à distance est devenue particulièrement facile. Il est ainsi possible de transmettre n'importe quel type de documents, de communiquer en temps réel ou encore d'organiser des réunions.

Avec un patron nomade, l'outil principal est l'agenda partagé et synchronisé tel que celui d'Outlook (qui existe aussi bien sur PC que sur n'importe quel Smartphone). En utilisant ce type d'outils, l'assistant(e) est non seulement informé(e) du planning de son responsable, mais surtout les deux peuvent interagir. Exemple, une assistant(e) soumet un rendez-vous et le destinataire peut « accepter », « modifier » ou tout simplement « refuser » en quelques instants, ce qui évite un coup de téléphone et le temps nécessaire à obtenir un créneau de communication.

Attention, cependant à ne pas multiplier les outils de « synchronisation » qui pourraient devenir sources de confusion.
Cependant, si ces applications apparaissent aujourd'hui indispensables, il reste nécessaire de faire un point téléphonique quotidien avec son patron nomade afin de régler ce qui ne rentre pas dans la case d'un agenda. Ce point est essentiel.

 

> Gérer les déplacements

Toute bonne assistant(e) d'un patron nomade doit savoir organiser ses voyages d'affaires de façon à ce que ce dernier soit déchargé de toute contrainte logistique. Cela nécessite de disposer du maximum d'informations : pour l'assistant(e), le mieux est ainsi d'établir une check-list qui comprend les données de déplacement, mais aussi les documents nécessaires ainsi que les éventuels imprévus (absence de réseau, contraintes sanitaires, administratives...). Ceci afin de produire un dossier final qui contiendra l'ensemble des documents et des informations dont votre patron aura besoin sur place (dossiers de travail, billets d'avion, visa, plans des villes...).

Pensez également à conserver les coordonnées des lieux visités afin de toujours pouvoir joindre votre patron, notamment en cas d'absence de réseau ou d'évènements non planifiés. Avec le temps, il est aussi nécessaire d'établir un réseau de « points de chute » ou de ressources locales (location de véhicule, restauration...) en accord avec la comptabilité de l'entreprise.

Ce mémorandum qui s'enrichit au fil du temps constituera une base de données qui permettra de gérer les déplacements de plus en plus facilement. N'hésitez donc pas à demander à votre patron de noter la qualité de l'hôtellerie afin de black-lister un établissement et d'en suggérer un autre.

> Assurer la permanence

Avant chaque départ, vous devez absolument communiquer avec votre patron afin que celui-ci vous donne les tâches prioritaires à traiter en son absence. De plus, puisque vous assurez le lien entre lui et l'entreprise, il doit aussi vous communiquer les urgences. Autrement dit, établir par exemple une liste de contacts prioritaires qui pourront le joindre même en déplacement, et une autre pour ceux qui seront amenés à patienter. Dans tous les cas, vous devrez lui soumettre un compte rendu rapide mais quotidien afin de le tenir informé de l'évolution de vos tâches et des demandes externes.

Il a besoin de vous pour être efficace, alors à vous de jouer !

 

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Témoignage
de Salwa

Assistante de direction

Très utile sur pas mal de points, par exemple les fiches pratiques et astuces rapides. J'adore. Je vous remercie tous pour votre aide.