Fiche pratique

Quatre outils d'aide à l'organisation : l'agenda, l'échéancier, la check-list et le rétro-planning

Véritable clé de la réussite d'un projet, d'une mission ou tout simplement du travail journalier, une bonne organisation est indispensable.
Voici quatre moyens infaillibles pour ranger, trier, hiérarchiser ou encore planifier vos tâches.

L'agenda

Le meilleur ami de l'assistant(e) doit être un agenda parfaitement rempli au quotidien et consulté régulièrement. Qu'il soit sous format papier, numérique ou alors en ligne, cet outil essentiel offre un calendrier précis des missions ponctuelles comme des actions répétitives. En un coup d'œil, il donne une vision globale de votre journée, semaine ou mois.

Pour une meilleure utilisation de cet outil de gestion, vous pouvez opter pour un code couleur vous permettant de classer les événements importants ou de repérer plus facilement une catégorie de mission.

L'échéancier

Complémentaire de l'agenda, l'échéancier permet de gérer ses actions du mois, de classer ses pense-bêtes ou encore d'effectuer les rappels. Contrairement à l'agenda, qui peut être électronique, il est conseillé d'avoir un échéancier papier, sous forme d'une pochette principale (pour le mois) dans laquelle vous glissez plusieurs pochettes numérotées (pour les jours).

Tous les documents nécessaires au fonctionnement de votre journée doivent y être soigneusement consignés par date :

– Factures à régler ;
– Documents à envoyer ou à traiter ;
– Notes de frais ;
– Billets de voyage...

Chaque matin, il vous suffit de vider le dossier du jour pour planifier les missions importantes de la journée.

La check-list

La « to-do list » peut facilement être couplée avec l'agenda. Si vous avez opté pour un code couleur relatif à l'urgence des tâches de la journée, vous n'avez pas besoin d'une check-list supplémentaire. À l'inverse, si vos missions du jour sont notées en vrac dans votre agenda, veillez à utiliser alors une liste complémentaire, avec les actions hiérarchisées de la prioritaire à la moins urgente.

Le rétro-planning – Diagramme de Gantt

Tout projet important, ou tout événement à organiser, doit faire l'objet d'un rétro-planning sous forme d'un diagramme de Gantt. Il demeure l'outil de référence pour avoir une vision globale des tâches à accomplir et permettre de tenir les délais.

Pour réaliser un rétro-planning, vous devez lister l'ensemble des missions inhérentes au projet et les structurer dans leur ordre d'accomplissement, avec les délais de départ et de fin. Il est également nécessaire de déterminer le temps imparti à chacune des missions (en jours ou semaines).

Le diagramme de Gantt se présente ainsi :

– en abscisse : l'unité temporelle (en jours, mois ou années) ;
– en ordonnée : les diverses tâches.

Vous pouvez utiliser Excel qui permet de faire ce graphique assez rapidement et simplement.

diagramme-gantt

Avec ce diagramme vous pourrez, en un seul coup d'œil :

– définir la durée de réalisation du projet ;
– calculer les marges possibles sur certaines tâches ;
– avoir une vision globale de l'avancement des travaux (ou du retard).

À vous de trouver, parmi ces outils, ceux qui vous conviennent le mieux en fonction de votre activité !

 

Note (22 votes)

Notez cet article (Cliquez sur les étoiles)

Ajouter un commentaire

1000 caractères max

Rédiger un commentaire

Pour publier votre commentaire, veuillez-vous identifier.

Se connecter

Vous n’avez pas encore de compte Kalligo ?
Inscrivez-vous dès maintenant en quelques clics :

S'inscrire gratuitement

  • Le 26/03/2015 à 03h03 par Marie Lise14332

    Bonjour,<br /> <br /> J'ai toujours trouvé vos articles intéressants. Je les utilisais dans mon grade précédent. Maintenant, je suis responsable de service, et je revient toujours sur votre site car il m'inspire toujours. J'aime bien les outils.

  • Le 16/07/2013 à 13h01 par elys

    à part le "La check-list" qui nécessite plus d'explication et de modèles, la fiche pratique est excellente, Merci.

Publicité

Newsletter

Recevez chaque semaine nos infos et astuces par email !

Témoignage
de Faouzia

Assistante de direction - Cabinet de Notaires

Je trouve les articles de Kalligo pertinents et très enrichissants. Il y a toujours de bons conseils et de bonnes astuces qui me facilitent le travail au quotidien. Je les partage souvent avec mes collègues pour leur en faire profiter !