Fiche pratique

Comment faire des réunions efficaces ?

Voici quatre astuces qui rendront vos réunions plus constructives et efficaces. Les conseils d’Elisabeth Durand-Mirtain, consultante-formatrice.

Comment faire des réunions efficaces ?

  • Au sein d’une même réunion, il faut un animateur qui puisse coordonner les interventions des différents participants. Il est le garant des règles et de l’ordre du jour et organise le lien entre les idées émises.

  • Proposez un « gardien du temps » : une personne qui gérera les temps de parole, préviendra de l’approche de la fin de ce temps par un signe à l’orateur et veillera ainsi à rester dans les horaires prévus. Pour cela, insérez un temps de parole à chaque sujet de l’ordre du jour.

  • Pratiquez le « parking » : très souvent, les discussions dérivent du sujet traité (parce qu’un participant a une idée subite ou qu’on profite de la réunion pour résoudre un problème). A chaque fois qu’un sujet ne figure pas à l’ordre du jour, notez-le au parking : simple feuille du paperboard (tableau papier).

    Ces sujets seront discutés en « questions diverses » à la fin de la réunion ou intégrés à l’ordre du jour de la prochaine rencontre.

  • Une personne -la plupart du temps l’assistant(e)- doit prendre des notes au cours de la réunion pour ne retenir que les idées fortes ou les actions à réaliser. Il s’agit de rédiger en direct un compte-rendu sur un PC portable grâce un tableau type pré-rempli. L’intérêt d’une telle pratique est de pouvoir, dès la fin de la réunion, imprimer et remettre un compte rendu court et concret aux participants ou de le leur diffuser par e-mail.

En savoir plus

Elisabeth Durand-Mirtain

Elisabeth Durand-Mirtain

Cet article a été rédigé en partenariat avec Elisabeth Durand-Mirtain, consultante et formatrice.

Pour une formation, un renseignement :
Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ou 06 13 51 11 26
www.mirtain.com - www.blog-assistantes.fr

 

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  • Le 13/08/2014 à 09h09 par Audrey11715

    Merci pour ce petit article qui donne des idées (rire démoniaque) et merci à Valaud11224 pour l'info sur l'appli beesy, ça me plait beaucoup!!

  • Le 03/08/2012 à 09h09 par Valaud11224

    Merci pour cet article intéressant !<br /> Pour ma part, j'utilise mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour organiser mes réunions, déléguer les tâches aux participants et bien-sur envoyer mon compte rendu. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu est généré automatiquement grâce à la prise de notes pro et on peut l'envoyer rapidement par mail à tous les participants avec une mise en forme professionnelle. Le gain de temps est considérable<br /> Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail. <br /> <a target="_blank" rel="nofollow" href="http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/">http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/</a><br /> <br /> mESLIE

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Témoignage
de Jessica

Assistante - MMA

Super site, je l'ai déjà dit, mais le répète une fois de plus ! Il m'est surtout bien utile au quotidien. J'aime son ergonomie, la mise en page, les couleurs, la clarté des informations, le moteur de recherche pour la facilité de trouver les fiches... Bref, c'est bien réfléchi tout ça ! Bravo l'équipe, super travail !