Astuces bureautiques

La prise de notes sur ordinateur : conseils et astuces

30/03/2016

Si le stylo et le carnet sont les outils emblématiques de l'assistant, l'ordinateur s'invite de plus en plus dans les réunions. Découvrez les conseils Kalligo pour bien utiliser ce nouveau complice et assurer une prise de notes efficace au clavier !

> Vérifiez vos outils avant la réunion

Rompu à la prise de notes, vous avez toujours 3 stylos dans votre conférencier d'assistant. Ces précautions valent aussi pour la prise de notes numérique ! Chargez votre batterie, prévoyez-en une de secours et repérez les prises de courant dans la salle de réunion. Gardez à portée de main 1 feuille et 1 stylo, au cas où !

> Déconnectez !

Allumez votre ordinateur 5 minutes avant la rencontre, afin d'être parfaitement opérationnel. Puis déconnectez-le d'Internet ! Le « ping » d'une notification d'email n'est jamais opportun en pleine réunion... De plus, la tentation de lire vos messages durant un temps mort pourrait se révéler trop grande !

> Prenez conscience du risque n° 1 de la prise de notes sur ordinateur

Vous êtes en place, équipé et tout ouïe. Vos doigts courent sur les touches, vous transcrivez tout ce que vous entendez... et vous perdez la notion de tri inhérente à une bonne prise de notes !

> Tapez peu et notez utile, en assistant efficace

Retenez le rythme de votre frappe et notez uniquement des mots clés. Au besoin, préparez-vous une grille d'aide avec des colonnes « point clé abordé », « intervenant », « ses propos en mots clés », « questions de la salle ». Certains logiciels de prise de notes (OneNote, Evernote, Cogi) vous permettent de prendre des photos, d'enregistrer des propos, etc. : variez les approches afin de trouver celle qui vous correspond le mieux.

> Mettez à profit les abréviations enregistrées

Le sujet de la réunion s'annonce technique ? Les noms des entreprises alambiqués ? Anticipez et entrez dans Word, ou votre logiciel de prise de notes, l'abréviation de mots complexes mais fréquents : outils / correction automatique / remplacer par.

> Utilisez les raccourcis et les commentaires

En réunion, les raccourcis clavier vous permettent de garder les mains sur les touches. Parmi les plus fréquents : Ctrl + S (enregistrer), Ctrl + Alt + M (insérer un commentaire) et Ctrl + Z (annuler un mot suggéré par la saisie automatique). Pensez aussi à exploiter les feuilles de style pour une mise en page rapide et cohérente.

> Relisez, imprimez et savourez votre effet d'assistant réactif !

Mettez à profit les minutes de remerciements pour relire et corriger [CG1] votre document. En assistant prévoyant, sauvegardez ce dernier sur une clé USB, puis imprimez.

Sourire aux lèvres, vous distribuez votre compte-rendu aux participants dès leur sortie de la salle. Vous êtes pro !

 

 

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  • Le 31/03/2016 à 13h01 par Patricia15232

    Pour plus de performance dans vos prises de notes sur ordinateur, je vous conseille d'utiliser des abréviations en préparant une liste de mots récurrents que vous extrairez du précédent compte-rendu et de l'ordre du jour. Par ailleurs, utilisez une grille de prise de notes plutôt sous forme de tableau, ou si le sujet s'y prête sous forme de carte heuristique, N'hésitez pas à consulter la dernière édition du livre "Techniques pour prendre des notes vite et bien" édité chez Eyrolles, regorgeant d'idées pour optimiser vos techniques de prises de notes.

 
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Témoignage
de Diane

Assistante de direction - Total E&P

Grâce à Kalligo, je m'en suis sortie plus d'une fois ! J'y trouve pleins d'astuces indispensables pour mes tâches. C'est pour moi comme une formation continue dont j'ai vraiment besoin pour être toujours à la hauteur.