Excel

Valorisez la présentation de vos tableaux

19/01/2016

Rien de tel qu'un tableau pour organiser et faciliter la lecture ou la comparaison de données. Mais encore faut-il que votre tableau soit lisible et compréhensible simplement ! 

Des informations éparpillées dans des paragraphes, des chiffres ou des références parfois mis en valeur avec des attributs typographiques (taille du corps, gras, italique...) ne permettent pas au lecteur de repérer immédiatement les éléments clés et encore moins de les comparer. Pour réussir un tableau, il faut procéder avec méthode : se poser les bonnes questions, choisir le logiciel, construire le tableau en organisant les informations de manière efficace et enfin mettre en forme le tableau.

> Construire le tableau sous Excel

Décider du contenu des lignes et des colonnes.
Si les informations que l'on doit présenter sont nombreuses, il est préférable de réaliser plusieurs petits tableaux complémentaires ne représentant chacun qu'un type d'information, plutôt qu'un seul grand tableau « indigeste ».
La fonction « plan » d'Excel est également intéressante si les données sont nombreuses. En effet, elle permet de masquer à volonté les colonnes et lignes intermédiaires de façon à ne conserver que les colonnes et lignes de totaux.

> Mettre en forme le tableau

Cette dernière étape est importante. La mise en forme doit permettre d'identifier immédiatement la structure d'un tableau et les informations importantes.
Respectez les conventions de présentation :
- Titrez le tableau pour ne laisser aucune ambiguïté sur son contenu.
- Précisez les unités, les mentionner de préférence en tête de colonne.
- Evitez de surcharger inutilement les cellules. Si une donnée a besoin d'une précision, faites un renvoi à l'aide d'un astérisque.
- Evitez également de faire figurer l'unité à côté de chaque nombre.

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Guidez la lecture :
- Jouez sur les bordures et les trames.
- Contrastez les titres et sous-titres pour mettre en avant les niveaux de lecture.
- Utilisez le gras ou la couleur pour attirer l'attention sur les points clés du tableau.

La couleur est omniprésente. Pourquoi ne pas l'utiliser quand on possède une imprimante couleur, tout en se souvenant qu'elle ne passera pas à la photocopie. Utiliser plutôt des teintes pastel pour les fonds et une police de caractères avec une teinte foncée. Réserver les teintes vives aux chiffres qu'on veut mettre en évidence.

Evitez l'effet quadrillage en appliquant des bordures partout. Il est préférable d'alléger le quadrillage. Cela rendra votre tableau plus élégant et plus facile à lire. Les traits verticaux notamment peuvent gêner la lecture.
Pour faciliter la lecture et guider l'œil, on peut tramer une ligne sur deux en utilisant une teinte pastel.

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Aérez le tableau. Equilibrez l'interligne, les marges, la taille de la police. Trop tassées, les données forment un bloc difficile à décrypter. Trop aérées, elles donnent l'impression de flotter. Utilisez une police sans empattement pour les chiffres (Arial, Verdana). Le tableau sera plus facile à lire.

Pour rendre les nombres plus faciles à lire au premier coup d'œil, on peut les simplifier. On peut ainsi arrondir pour supprimer les décimales.

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On peut également changer d'unité en passant par exemple de montants en euros à des montants en milliers d'euros.
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Bien entendu, ces simplifications ne sont envisageables que si la précision n'est pas requise pour les informations contenues dans le tableau.

Soignez les alignements. Alignez les chiffres à droite ou sur la virgule. On ne centre pas une colonne de chiffres, c'est difficile à lire.

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On centre généralement les intitulés des colonnes, mais d'autres alignements sont possibles. On peut, par exemple, aligner les intitulés et le contenu des colonnes.

Adaptez les intitulés des colonnes
Il est préférable d'adapter la longueur de l'intitulé à la taille de la colonne et non pas l'inverse. Il faut éviter notamment d'avoir une colonne large ne contenant que de petits nombres. On peut répartir le titre sur deux lignes ou bien le réduire en abrégeant les mots.

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  • Le 23/07/2015 à 15h03 par Isabelle17715

    Excellent article, doublé d'une formation. J'ai appris des astuces et je me suis aperçue que je commettais parfois quelques erreurs. Désormais ce ne sera plus le cas. <br /> Merci.<br /> Isabelle

  • Le 23/10/2013 à 08h08 par Sien

    Dans un tableau, choisissez pour les cellules contenant des chiffres l’alignement horizontal à gauche éventuellement combiné avec l’alignement vertical au centre. Insérez un taquet de tabulation décimal. Vos chiffres s’aligneront automatiquement autour de la virgule décimale. Ainsi tous les chiffres seront alignés comme il se doit.<br /> Bien à vous<br /> Francine

 
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Témoignage
de Marie-Julie

Assistante ADV Export - Kot Ceprodi

Kalligo est ludique, varié et international. Un fil entre les assistantes lu jusqu'à Tahiti. Bonjour Giani !