Développement durable

Les 10 commandements pour travailler avec 0 papier

27/05/2015

À l'ère du tout numérique, l'entreprise se fait moins papivore, mais certains postes font de la résistance. Profitez de votre vision globale d'assistant pour traquer le gaspillage de papier au sein des services.

> Le papier représente ¾ du tonnage des déchets des activités de bureau

Selon l'Ademe (Agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie), 70 à 85 kg de papier à usage interne sont consommés par salarié chaque année. L'équivalent de 3 ramettes par mois. Pour une entreprise de 100 personnes, cela représente un coût de 10 000 € à 25 000 € par an.

En se focalisant sur les économies de papier, l'assistant que vous êtes s'apprête à cumuler économies pour l'entreprise, préservation des ressources naturelles et réduction du coût de gestion des déchets.

> Imprimez malin !

Il suffit de quelques paramétrages pour ne plus se retrouver avec une feuille blanche accueillant une ligne orpheline en haut de page.

Passez par « l'aperçu avant impression » (fichier – imprimer – aperçu), par exemple. Regardez du côté des paramètres d'impression pour mieux calibrer vos tirages ou adoptez des logiciels, tel PrintGreener, qui impriment recto et verso.

> Imprimez juste ce qu'il faut !

Pourquoi ne pas accrocher une petite affiche de sensibilisation écolo économique au-dessus de la photocopieuse ? Certains assistants vont jusqu'à stocker les ramettes « pas trop près » des machines, en vue de décourager les gros utilisateurs de papier... Et ça marche !

> Passez au fax numérique

Certains interlocuteurs sollicitent des documents faxés. Découvrez les services en ligne et les logiciels de fax numériques. Papier, cartouche, appareil : une économie estimée à 500 €/an. Grâce au Cloud, vous réceptionnez vos e-fax où que vous soyez !

> Adoptez les documents partagés, vos alliés d'assistant éco-responsable

Les documents partagés s'actualisent automatiquement à chaque mise à jour. Fini les versions_18, imprimées 18 fois pour chaque membre d'un projet !

> Jouez des téléprocédures, factures électroniques et CV numériques

Impôts, Urssaf, TVA : nombre de déclarations se font aujourd'hui par Internet. De même, l'envoi et la réception de factures numériques simplifient votre gestion et abaissent les coûts postaux. Retenez-vous de doubler ces documents d'une version papier et initiez-vous à l'archivage numérique sécurisé.

> Utilisez du papier recyclé !

L'entreprise ne peut se passer de papier. Pour vos enveloppes et vos ramettes, pensez au papier recyclé, éco-labellisé ou de moindre grammage (80 gr suffit).

 

> Organisez un concours : quel sera le service le plus green ce trimestre ?

Au moment de remplir votre tableau de commande de fournitures, proposez un défi « vert » à vos collaborateurs. Et chaque trimestre, remettez la coupe/le cadeau au service qui a utilisé le moins de ramettes de papier !

 

 

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  • Le 13/10/2015 à 08h08 par Anne-Sophie16599

    Perso, j'ai l'habitude de traiter toutes nos factures en PDF par mails, également pour les bons de commandes. Et nous venons de passer au voies dématérialisées pour les déclarations préalables à l'embauche. Aussi, tout l'archivage pour les audits se fait maintenant en numérique sur serveurs......

 
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Témoignage
de Delphine

Assistante polyvalente - API Restauration

J'aime beaucoup le site Kalligo car je vais y pêcher des astuces, des conseils. Chaque semaine, il y a au moins un article qui me concerne personnellement ! Ma rubrique préférée est bien sûr les fiches pratiques et les documents type mais aussi pour me détendre j'aime lire mon horoscope ! J'attends avec impatience le mardi pour vous lire...