Déplacement

Le dossier du déplacement : un appui indispensable

02/12/2010

Le dossier du déplacement constitue, en quelque sorte, la bible de votre patron. Il doit y trouver tout ce dont il a besoin : billets, fax de réservation, emploi du temps, adresses… On vous aide à le préparer de façon optimale.

 

Le dossier du déplacement : un appui indispensable

> DES POCHETTES POUR COMPARTIMENTER

 
  • Préparez une pochette « Voyage » dans laquelle vous mettrez les différentes informations et pièces concernant le déplacement. Organisez-la en sous-pochettes :

    - Billets d’avion ou de train.
    - Taxis : descriptions, bons de réservation et numéro de la compagnie en cas de changements.
    - Hôtel : adresse, téléphone, fax de réservation ou voucher.
    - Ville : plan et éventuellement guide.
    - Restaurants : coordonnées et spécialités.
    - Passeport et visa si nécessaire
    - Coordonnées de l’ambassade de France ou du consulat (utiles en cas de perte des papiers à l’étranger) …

  • Dans une autre pochette, placez les éléments relatifs au(x) rendez-vous :

    - Feuille de route ou emploi du temps.
    - Coordonnées des personnes à rencontrer et / ou des organismes.
    - Cartes de visite.

Bon à savoir : Un voucher est un bon d’échange. En le présentant vous obtenez des prestations ou des services, payés d’avance ou non. Son utilisation est courante dans les hôtels, les restaurants et les locations de voitures.
 

> DES LISTES POUR NE RIEN OUBLIER

 

Vous avez une liste qui récapitule tout ce que vous devez faire et préparer concernant le déplacement ? Bravo. Mais tenez aussi à jour un autre listing concernant les documents professionnels : plaquettes de présentation, dossiers, carnets…
La veille du départ, réunissez tous ces documents. Vérifiez que rien ne manque et transmettez à votre patron sous la forme qu’il préfère : dossiers imprimés ou sur une clé USB. Tout est verrouillé ! Votre patron peut se concentrer sur son rendez-vous et vous, avoir l’esprit tranquille.


L’ASTUCE KALLIGO

Votre patron doit enchaîner les rendez-vous durant son déplacement ? Si vous le pouvez, ménagez-lui des pauses entre les entretiens dans son emploi du temps. Il pourra décompresser, préparer la prochaine rencontre et rédiger quelques notes s’il en a besoin.

 

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Témoignage
de Nadège

Assistante de direction - Centre national d'études spatiales

Je suis depuis septembre dernier présidente d'une association de secrétaires 'OBJECTIF PRO' et avant chaque réunion, je consulte le site Kalligo et je choisis un article ou une fiche pratique que je suis fière de commenter et de leur faire parvenir. Merci Kalligo et longue vie à votre site? Bien à vous. Nadège