Classement & Archivage

Comment simplifier l’archivage des documents?

02/12/2010

Vous recevez beaucoup de documents par e-mail ? Vous avez également des documents papier à archiver ? Le stockage devient aujourd’hui difficile et complexe. Une solution : la gestion électronique des documents. Explications.

 

Comment simplifier l’archivage des documents?

> DOSSIERS : ORGANISATION DES DOCUMENTS DE PLUS EN PLUS COMPLEXE

Le classement des documents d’une entreprise est le plus souvent supervisé par les assistantes. Jusqu’à présent, elles les rangeaient dans des armoires, des classeurs… Mais l’irruption des e-mails et la dématérialisation croissante des documents ont bousculé les habitudes. Désormais, les documents sont archivés sur ordinateur mais par sécurité, ils sont également imprimés afin d’en garder une trace physique… Finalement, ils se retrouvent bien souvent également rangés dans des armoires et des classeurs ! Retour à la case départ…

"Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises subissent un double archivage : sur ordinateur dans des répertoires Windows, en format numérique, et dans des armoires en format papier. Quelle perte de temps ! En plus, le classement est incertain car tous les documents ne sont pas systématiquement imprimés, et de ce fait, bien des dossiers sont incomplets. Il n’y a plus vraiment de repères dans le classement qui devient de moins en moins fiable...", explique Martine Joulia-Cubizolles, directrice Novaxel, société de gestion électronique des documents.


> UNE SOLUTION : LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

La gestion électronique des documents, kesako ?

Pour pallier à ces difficultés de stockage des documents, il existe des solutions sur le marché des logiciels pour centraliser et partager les informations en toute sécurité. Ce type de solution concerne la gestion électronique des documents, encore appelée GED.

Il s’agit en fait d’armoires numériques (bibliothèques) qui permettent de ranger et classer les documents tout en les rendant accessibles à tous. La logique de classement n’est plus individuelle, mais collaborative car elle reflète l’organisation de l’entreprise, et de fait, elle devient intuitive pour le reste des collaborateurs. Cette démarche permet d’y voir plus clair et de gagner du temps !

"Nous proposons des modèles d’arborescences adaptés à chaque métier. Ces bibliothèques sont bien entendu modulables et adaptables en fonction des besoins de chaque entreprise", reprend Martine Joulia-Cubizolles.
 

L’ASTUCE KALLIGO

La gestion électronique des documents concerne de plein droit les assistant(e)s. Aussi, essayez de vous placer au coeur d'un tel projet puisque vous êtes aujourd'hui au carrefour des organisations... Vous êtes à l'évidence la mieux placée pour coordonner, organiser et agir !


Pour en savoir plus : www.novaxel.com - www.novaxel-store.com

 

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Témoignage
de Marie-Julie

Assistante ADV Export - Kot Ceprodi

Kalligo est ludique, varié et international. Un fil entre les assistantes lu jusqu'à Tahiti. Bonjour Giani !