Classement & Archivage

Organiser le classement des factures fournisseurs

24/04/2015

Les factures fournisseurs arrivent quotidiennement par courrier ou par mail. Réception, traitement, règlement, transmission au comptable et archivage : ces étapes requièrent un classement sans faille, souvent dévolu aux assistants.

> Groupez les pièces comptables de même nature

Les factures fournisseurs doivent voisiner les devis et les bons de commande de l'entreprise. Pourquoi ? Pour vous permettre de vérifier que les prix, les quantités et les désignations de produit ont bien été respectés, au moment de régler la facture.

> Un classeur dédié aux factures fournisseurs « traitées »

Consacrez un large classeur à anneaux aux factures de vos fournisseurs. Les pièces traitées seront classées par nom de fournisseurs, au sein d'intercalaires présentés dans l'ordre alphabétique. Pensez à ajouter en première page un tableau de suivi des coûts des fournisseurs afin d'éviter les dérapages budgétaires.

> Un intercalaire spécial « facture en attente »

Ajoutez en haut de votre classeur un intercalaire « À traiter » intégrant un classement chronologique mensuel. Vous y remisez par date de réception les factures non traitées que vous réglerez ainsi sans oubli, à 60 jours fin de mois (selon modalités du contrat).

> Une facture fournisseur, un numéro unique

Lorsque vous enregistrez une facture fournisseur, appliquez-lui un numéro facilement identifiable par les différents collaborateurs concernés (le service achat, le comptable, etc.). Ce peut être un numéro intégrant la date de traitement, comme ici : AC20150115 (AChat, 2015 01 15). En cas de réclamation par téléphone ou de rappel fiscal, ces pièces seront plus rapides à trouver.

> Réglez les factures en veillant aux marques de contrôle interne

Apposez la date et la mention « Payée par virement (numéro de la transaction) » ou « par chèque (numéro du chèque) ». Ajoutez votre signature pour la traçabilité interne, puis classez la facture dans le dossier dédié à ce fournisseur, dans la partie « factures traitées ».

> Passer à la dématérialisation ?

L'arrivée des factures par mail accélère ce traitement. Toutefois, beaucoup d'assistants doublent ces e-factures d'une version papier pour l'archivage et pour l'envoi au comptable. La gestion électronique des pièces numérisées requiert de plus un accès et un stockage sécurisés, des serveurs disponibles et une sauvegarde régulière : une logistique que les PME ne peuvent pas toujours s'offrir...

> Archivez vos factures pour 10 ans

Pour rappel, les factures doivent être conservées « pendant une période minimale de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable » selon l'article L.123-22 du code du Commerce.

 

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Témoignage
de Faouzia

Assistante de direction - Cabinet de Notaires

Je trouve les articles de Kalligo pertinents et très enrichissants. Il y a toujours de bons conseils et de bonnes astuces qui me facilitent le travail au quotidien. Je les partage souvent avec mes collègues pour leur en faire profiter !