Classement & Archivage

Courrier : soyez efficace !

03/12/2010

La gestion du courrier fait partie de vos attributions ? Essentielle et stratégique, sans méthode, cette mission peut se révéler complexe... Tri, filtrage, dispatch : optimisez !

 

Courrier : soyez efficace !

   > UN PREMIER TRI

Votre entreprise reçoit de nombreuses lettres ? Demandez à être équipée d’un ouvre-lettres électrique, vous gagnerez du temps ! Une fois ouvertes, videz les enveloppes de leur contenu et effectuez un premier tri :

  • Eliminez d’emblée toutes les publicités sans intérêt immédiat
  • Conservez les publicités dont l’objet pourrait être utile à votre entreprise : projet immédiat, benchmark… Notez sur chacune la date de réception et la raison de leur intérêt
  • Mettez de côté les factures
  • Enfin, gardez les missives adressées nominalement aux collaborateurs

Attention : conservez les enveloppes des courriers qui pourraient donner lieu à un litige (lettres adressées au service du personnel, contrats et envois recommandés avec AR) : le tampon de la Poste faisant foi auprès des tribunaux.


   > RANGER ET DATER

Pour classer le courrier sans perdre de temps, vous devez disposer de plusieurs chemises cartonnées ou de bannettes, selon vos habitudes.

Combien de chemises ? Si vous le pouvez, équipez-vous d’autant de chemises que collaborateurs (s’ils sont peu nombreux) ou de services. Préparez également une chemise spécifique pour les factures.

Bon à savoir :

découvrez notre fiche pratique consacrée aux méthodes de classement.

Quand vous avez une lettre en main, traitez-la immédiatement !
Inscrivez dessus les initiales de la personne à qui elle est destinée ou qui est en mesure d’y répondre. Ajoutez éventuellement un petit mot expliquant cette assignation.

Attention : tamponnez chaque lettre à la date du jour de réception, chacun saura ainsi quand elle est arrivée et cela facilitera votre classement.


   > DISTRIBUEZ LE COURRIER

Une fois triées et étiquetées, les lettres entrantes doivent être distribuées.
Trois solutions s’offrent à vous :

  • Si votre entreprise est équipée de boîtes aux lettres dédiées à des collaborateurs ou des services, mettez-y les missives correspondantes
  • Vous pouvez aussi disposer dans votre bureau de bannettes étiquetées où chacun viendra se servir quand il le souhaitera
  • Enfin, il peut être plus simple de distribuer vous-même le courrier dans chaque bureau de la société

L’ASTUCE KALLIGO

Une fois le tri achevé, signalez-le sur l’intranet. Dans le même esprit, avertissez par une alerte mail que vous aurez prédéfinie, les collaborateurs qui ont reçu un courrier urgent.

 

Note (2 votes)

Notez cet article (Cliquez sur les étoiles)

Ajouter un commentaire

1000 caractères max

Rédiger un commentaire

Pour publier votre commentaire, veuillez-vous identifier.

Se connecter

Vous n’avez pas encore de compte Kalligo ?
Inscrivez-vous dès maintenant en quelques clics :

S'inscrire gratuitement

Publicité

Newsletter

Recevez chaque semaine nos infos et astuces par email !

Témoignage
de Marie-Laure

Secrétaire de direction - Ville du Marin

Toutes les astuces que proposent Kalligo me sont vraiment bénéfiques. J'ai vu une nette amélioration dans mon travail et je saisis toutes les opportunités que m'offrent Kalligo. Merci pour tout !