Classement & Archivage

La Gestion Électronique des Documents ou comment simplifier votre archivage

23/08/2012

C'est avec un grand enthousiasme que Florence Jambut, assistante de la Secrétaire générale de l'Ordre des Experts Comptables d'Orléans, témoigne de son passage à une solution de Gestion Électronique des documents.

« Être pionnier et participer à la modernisation de nos métiers, c'est motivant ! »

La Gestion Électronique des Documents ou comment simplifier votre archivage

Florence Jambut, Assistante de la Secrétaire générale de l'Ordre des Experts Comptables d'Orléans, témoigne de l'évènement qui a sensiblement modernisé les pratiques de son métier. En 2008, cet organisme qui traite et conserve des documents extrêmement sensibles, a décidé de travailler autrement en s'équipant d'une solution de Gestion Électronique de Documents estampillée Novaxel.

> Un métier sensible, une problématique complexe

Les Experts-Comptables font partie des métiers qui sont extrêmement soucieux de la bonne tenue des documents archivés, d'origine papier ou numérique. Leur Ordre à Orléans partage évidemment cette problématique. Depuis quatre ans à présent, les nouveaux documents qui lui parviennent sont systématiquement numérisés, tandis que les anciens, qui reposaient dans d'immenses armoires, progressivement dématérialisés, sont beaucoup plus facilement retrouvés et assemblés.

« À chaque réunion du conseil, il fallait préparer les dossiers attenants pour chaque membre, réunir les pièces, les vérifier, faire un travail de fourmi tant en amont de la réunion qu'à son issue où nous devions les ranger et ajouter ceux qui résultaient de la réunion », explique Florence Jambut. « Pour le dire en toute franchise, c'était une activité chronophage et peu enthousiasmante. C'est pourquoi, suivant la recommandation du Président de l'Ordre qui en avait déjà expérimenté les vertus, nous avons décidé de nous équiper d'une solution de GED ».

> La GED intuitive, une vraie solution

Pour trouver le bon prestataire, l'Ordre s'est appuyé sur des retours d'expérience de ses membres et Novaxel est apparu dans les échanges.

« Nous cherchions une solution à notre dimension, qui soit capable de répondre à nos problématiques métier sans que nous ayons à patauger sans assistance dans une ergonomie trop complexe », poursuit Florence Jambut. « Une de nos particularités tient au fait que nos utilisateurs sont par définition de passage, ce sont nos membres qui tiennent à honorer leurs réunions mais surtout à ne pas perdre de temps. Nous voulions leur offrir un accès facilité, direct et personnel à notre base de données et cela a naturellement compté dans notre décision ».

Aujourd'hui, l'accès aux données et documents s'avère beaucoup plus rapide et le gain de temps, sans parler du confort de travail, s'en trouve sensiblement amélioré. « Pour donner un exemple, j'estime à 50% le gain de temps sur la gestion de la formation par le biais de notre solution de GED », affirme Florence Jambut.

« Nous avons en outre le contrôle sur les données qui ne sont accessibles qu'en interne, il n'y a aucune possibilité de se connecter à notre serveur de l'extérieur. Là où c'est amusant, c'est que nous pouvons désormais sortir de notre bureau avec toute notre base dans un seul ordinateur portable, ce qui élargit de fait notre champ d'action et c'est plutôt inédit dans notre métier. Novaxel nous a très bien formé en nous donnant les clés pour facilement transmettre à nos membres les quelques points à connaître concernant leur système. Enfin, il est flatteur d'être pionnier parmi les ordres des experts-comptables à adopter une solution de GED et nous avons plaisir à échanger sur notre retour d'expérience et notre architecture dédiée.

Nous participons ainsi directement à la modernisation de nos métiers, ce qui est motivant. » conclut Florence Jambut.

 

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  • Le 28/08/2012 à 10h10 par novaxel

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de Faouzia

Assistante de direction - Cabinet de Notaires

Je trouve les articles de Kalligo pertinents et très enrichissants. Il y a toujours de bons conseils et de bonnes astuces qui me facilitent le travail au quotidien. Je les partage souvent avec mes collègues pour leur en faire profiter !