Organisation

Effectuer une passation de dossier efficace entre deux assistant(e)s

18/11/2013

L'heure est venue pour vous de partir à la retraite, de changer de service ou de devoir accueillir un(e) autre assistant(e) pour partager vos tâches quotidiennes. À cet effet, vous devez transmettre une partie ou la totalité de vos dossiers en cours au nouvel arrivant.

Comment s'assurer que la passation de dossier se déroule efficacement pour l'entreprise ?

> Faire une checklist des documents à transmettre et des points à aborder

Avant d'accueillir votre remplaçant(e), préparez-vous une liste comportant les points importants du dossier à transmettre : nom du client, dates butoirs, objectifs, ordre de traitement des missions, événements à noter dans l'agenda... Vous pourrez ensuite consulter la liste et cocher au fur et à mesure les points abordés.

> Préparer tous les documents à remettre

Parallèlement à votre checklist, prévoyez de sortir tous les documents essentiels et de les organiser pour faciliter la compréhension de l'assistant(e) qui arrive. Il est plus facile de former une personne si elle possède les documents adéquats sous la main.

> Prévoir plusieurs jours de collaboration

L'idéal est d'accueillir votre nouvelle collaboratrice avant votre départ, afin que vous puissiez consacrer quelques jours à sa formation. Cette période permet à cette dernière d'avoir le temps de prendre connaissance de l'essentiel et de poser des questions complémentaires.

> Prévenir les clients

Vos clients sont habitués à vous avoir comme interlocutrice et pourraient prendre mal un changement soudain. N'oubliez pas de les informer de votre départ et de leur présenter la personne qui reprend leur dossier.

> Prévenir vos collègues

Vos collègues vont aussi devoir s'adapter à ce changement. Il est important de leur présenter votre remplaçante, mais aussi de prévenir ceux qui vous aident régulièrement dans vos missions.

> Rester joignable plusieurs jours après votre départ

L'oubli est humain et, parfois, vous disposez de peu de temps pour former un nouveau collaborateur. Restez joignable en cas de questions urgentes sur les dossiers en cours. Sinon, vous risquez de pénaliser inutilement l'entreprise.

 

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Témoignage
de Priscilla

Secrétaire gestionnaire

Bonjour,
Je suis secrétaire d'un laboratoire de recherche depuis décembre 2010, et avant je n'avais jamais occupé ce type de poste. J'ai dû apprendre à me former toute seule,et Kalligo m'a vraiment aidé. Ce site est très bien fait, en tant que novice j'ai appris beaucoup de choses, au niveau de l'organisation dans mon travail, dans la rédaction de courrier, mise en forme de tableau...Les modèles types sont fabuleux. Un grand merci à vous. J'espère apprendre encore et encore grâce à vous.