Organisation

Résoudre le dilemme des priorités

02/12/2010

Pour bien gérer les priorités, il faut connaître son rapport au temps… Elisabeth Durand Mirtain, consultante et formatrice, nous donne quelques conseils pour lutter contre nos travers et nos manies.

 

> La notion de temps…

Résoudre le dilemme des priorités

Hier, c’est fini…
Demain, vous ne savez pas encore de quoi il sera fait…
L’important c’est aujourd’hui !
Pour bien gérer les priorités, il est important de se « conditionner » au temps présent. Par conséquent, demandez-vous à chaque fois qu’une tâche se présente, si vous êtes obligée de la réaliser dans l’instant…
Il faut bien faire la différence entre ce qui est urgent de ce qui est important.
Une chose est urgente à condition d’avoir des critères financiers, humains ou de sécurité. Dans le cas inverse, cette chose sera plutôt importante ou pas !

Par exemple :
  • Il y a le feu dans vos bureaux : il faut évacuer de toute urgence, sinon vous risquez de mourir.
  • L’armoire commence à être débordée, il faut la ranger au plus vite : c’est important…

> A chaque maux son remède !

Pour bien gérer les priorités, il faut connaître son rapport au temps… Voici quatre typologies avec leurs caractéristiques suivies de conseils pour lutter contre ses petits défauts… Vous reconnaissez-vous ?

LA CIGALE

Caractéristiques : Elle attend le dernier moment pour agir et a tendance à ne pas anticiper, ne pas préparer les choses et se lancer directement dans l’action. La cigale a du mal à classer et est souvent en retard !

Ce qu’il faut faire :
  • Tenir un agenda pour qu’il soit toujours à jour ;
  • Prendre systématiquement un temps de préparation pour chaque tâche ;
  • Etablir un plan de travail ;
  • Classer régulièrement vos dossiers. Astuce : l’après pause déjeuner est un bon moment pour effectuer ce genre de tâche qui ne demande pas beaucoup de concentration…

LA MARMOTTE

Caractéristiques : La marmotte est une rêveuse qui a tendance à se laisser couler ! Elle se donne rarement des délais pour faire les choses et a du mal à se fixer des objectifs.

Ce qu’il faut faire :
  • Se donner des délais précis pour effectuer le travail (ex : maximum vendredi à 14h…)
  • Se fixer des objectifs avec des résultats concrets à atteindre (et pas des vœux)
  • Passer à l’action dès que l’occasion se présente pour ne pas piétiner !

LE HIBOU

Caractéristiques : Ça ? Ou ça ? Le hibou a du mal à se décider… Il hésite et cherche en permanence le consensus. Il aime que tout le monde l’aime et ne sait pas dire non !

Ce qu’il faut faire :
  • Ne se laisser que deux options possibles pour chaque chose
  • Se faire aider par un tiers, mais seulement un !
  • Garder le cap et éviter de changer d’avis toutes les 5 minutes…

LE PAPILLON

Caractéristiques : Le papillon se disperse facilement… Il commence plusieurs choses en même temps, part à toute allure sur les projets sans jamais vraiment les terminer… Le papillon a la fâcheuse tendance à s’agiter et à brasser de l’air !

Ce qu’il faut faire :
  • Découper les tâches en étapes
  • Se fixer des temps de réalisation
  • Respecter le principe de l’action immédiate

Beaucoup de personnes aimeraient avoir une 25ème heure dans la journée… Ce n’est pas la solution. Si vous vous sentez débordée, faites une liste de tout ce que vous avez à faire et inscrivez-les dans votre agenda régulièrement.

Bonne chance !

En savoir plus

Elisabeth Durand-Mirtain

Elisabeth Durand-Mirtain

Cet article a été rédigé en partenariat avec Elisabeth Durand-Mirtain, consultante et formatrice.

Pour une formation, un renseignement :
Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ou 06 13 51 11 26
www.mirtain.com - www.blog-assistantes.fr

 

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Témoignage
de Faouzia

Assistante de direction - Cabinet de Notaires

Je trouve les articles de Kalligo pertinents et très enrichissants. Il y a toujours de bons conseils et de bonnes astuces qui me facilitent le travail au quotidien. Je les partage souvent avec mes collègues pour leur en faire profiter !