Organisation

L'agenda : un outil puissant pour gérer son temps

02/12/2010

Dominique Charmes, formatrice et coach pour accompagner des professionnels dans leur réflexion, nous révèle l’un de ses secrets pour une bonne organisation au quotidien. Interview.

 

L'agenda : un outil puissant pour gérer son temps

Kalligo : Qu’est-ce qui pourrait, selon vous, aider une assistante à mieux gérer son temps ?

Dominique Charmes : Aussi surprenant que cela paraisse, beaucoup d’assistantes gèrent très bien les agendas des managers avec qui elles travaillent mais n’assurent pas vraiment la gestion de leur agenda personnel. Si bien que les personnes avec qui elles travaillent n’ont pas la vision de la réalité de leur emploi du temps. Ce flou  permet à chacun de croire que tout est possible et que le temps des assistantes est élastique et extensible. Ce que nous savons être faux.
Je dirai donc que le secret pour mieux gérer son temps est de tenir un agenda personnel. Pas un agenda qui reprendrait seulement les réunions mais un agenda beaucoup plus complet et explicite.

Kalligo : Qu’entendez-vous par là ?

Je propose de remplir l’agenda avec la réalité des « occupations » d’un poste d’assistanat. D’y noter tout ! C’est-à-dire pour une réunion, par exemple,  de noter en amont les plages de préparation puis de réserver 20 minutes avant la réunion pour les différentes vérifications de dernières minutes, le temps de réunion, puis, bien sûr, le temps de rédaction du compte-rendu après la réunion. Présenté ainsi nous voyons bien que l’indication de la réunion seule ne rend pas une image réaliste du travail à accomplir en amont et  en aval.
Les tâches de l'assistant(e) sont le plus souvent inconnues de l’entourage  puisqu’elles ne figurent nulle part.

Kalligo : Quels sont les bénéfices que peut en espérer l’assistante de direction ?

Dominique Charmes : Ils sont doubles : pour elle, l’agenda va être un outil d’aide à la décision pour gérer les priorités ; pour les personnes avec qui elle travaille, la consultation de cet agenda donne une vision plus claire de la charge de travail qu’elle gère.

Kalligo : La tenue d’un agenda personnel précis est-elle une arme contre le stress ?

Dominique Charmes : Oh que oui ! Cette pratique permet de trouver leur juste place aux demandes faites dans l’urgence, sans avoir la tentation de répondre « oui » et après de s’angoisser en se demandant comment arriver à réussir cette mission dans le temps imparti.
Prévoir répond au besoin d’anticipation que réclame la fonction mais aussi un coup d’œil à l’agenda pour s’organiser permet de quitter son bureau le soir sans stress. Dire « ce ne sera pas possible sans un aménagement de mon temps » permet de ne pas ressentir de culpabilité. L’assistant(e), comme chacun, n’a pas le don d’ubiquité et ne peut donc utiliser une minute qu’une fois.
Ensuite, je conseille toujours de « compter large » lors de l’estimation du temps nécessaire à la réalisation d’une tâche car il faut savoir qu’une assistante peut tabler sur 50% environ de son temps dans une journée qui sera occupé par des imprévus.

Kalligo : Cet agenda personnel est-il un rempart contre les urgences ?

Dominique Charmes : Cet agenda ne permet pas d’échapper aux urgences. Il permet par contre de négocier avec les personnes qui ont besoin de quelque chose dans un délai très court et de participer à la gestion des priorités qui vont devoir être faites. Aux fils des jours, cette pratique crée une sorte d’autorégulation, chacun demande ce qui est possible et prend plus de temps pour prévoir. L’assistant(e) doit souvent rattraper les retards accumulés tout au long d’une chaîne et ce n’est pas toujours possible.
Je connais une assistante qui a plusieurs managers et qui accroche son agenda au mur. Les donneurs d’ordres peuvent ainsi eux aussi repenser l’ordre de leurs priorités et limiter les coups de stress inutiles aux assistant(e)s !

En savoir plus

Dominique Charmes

Dominique Charmes

Cet article a été rédigé en partenariat avec Dominique Charmes, coach et formatrice.

Pour une formation, un renseignement :
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www.formation-dominiquecharmes.com

 

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Témoignage
de Salwa

Assistante de direction

Très utile sur pas mal de points, par exemple les fiches pratiques et astuces rapides. J'adore. Je vous remercie tous pour votre aide.