Organisation

Remplacer son manager

02/12/2010

Lorsque votre supérieur s’absente quelques jours, c’est à vous qu’il confie les commandes du service ? Pas de panique ! De l’organisation des tâches à la gestion de l’équipe, apprenez à assurer sa position avec sérénité.

Remplacer son manager

> Déterminer la feuille de route

Avant le départ de votre chef, veillez à vous entretenir avec lui. Le but ? Mettre en place un planning regroupant toutes les tâches qui devront être effectuées durant son absence. Rendez-vous, réunions, objectifs à tenir et autres deadlines peuvent y figurer pour chaque jour. Une bonne manière d’y voir plus clair… et de vous rassurez tous les deux !

Pensez également à préciser les modalités de reporting à adopter avec votre manager. Souhaite-t-il que vous l’appeliez pour le tenir au courant de ce qui se passe au bureau ? Si oui, à quelle régularité ? Préfère-t-il que vous contactiez directement votre N°+2 ? Dans tous les cas, mieux vaut fixer des horaires fixes pour faire le point. Tous les jours en fin d’après-midi, par exemple.

> Prévenir les collaborateurs

Pour que le remplacement se passe pour le mieux, il est conseillé d’en informer le reste de l’équipe avant le départ de votre chef. Cela peut se faire lors d’une réunion ou grâce à une note de service.

Vous devrez assister à des réunions ou être en contact avec des clients de l’entreprise pendant son absence ? Pensez à prévenir vos différents collaborateurs par email pour éviter les effets de surprise.

> Adopter la bonne attitude

Elise, assistante logistique dans l’agroalimentaire, soigne son débriefing avec son supérieur lorsqu’il revient d’une mission à l’étranger.

"Pour que tout soit clair pour mon boss, je présente mon compte-rendu des événements sur un tableau Excel. J’y indique pour chaque date les points clés, les décisions prises et les questions qui restent en suspens."

Tout au long de l’absence de votre patron, restez naturelle ! N’oubliez pas que la situation est temporaire. Il s’agit de traiter les affaires courantes, pas de faire soudainement preuve d’autorité. Cela ne fait pas partie de vos prérogatives et vos collègues ne vous le pardonneraient pas !

Vous angoissez devant l’ampleur de la tâche ? Relativisez ! Sachez gérer les urgences et n’oubliez pas que vous pouvez compter sur le reste de l’équipe pour vous épauler.

Enfin, lorsque vous faites le point avec votre chef, pendant son absence ou à son retour, montrez-vous claire et synthétique. En mentionnant seulement les informations les plus importantes, vous prouvez votre efficacité.


L’ASTUCE KALLIGO

Le remplacement s’est bien passé ? C’est un bon point pour vous ! N’oubliez pas de mettre en avant cette expérience dans votre CV et de la valoriser lors de l’entretien annuel d’évaluation pour obtenir plus de responsabilités.

 

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Témoignage
de Koumba

Secrétaire de Direction - PCDA-MALI (Bamako)

Grand merci à tout l'équipe de Kalligo, grâce à vous, je n'ai plus de difficultés au bureau, tous mes services sont sollicités par mon Chef d'Equipe et le reste du personnel.
Je vois en moi-même un génie créateur sur tous les plans (Informatique, Bureautique, Communication). Je vous remercie de tout mon coeur. Bonne continuation !