Organisation

10 conseils pour bien organiser sa journée

31/12/2014

L'efficacité d'une secrétaire ou d'une assistante dépend, en grande partie, d'une bonne méthode et d'un agenda bien tenu ! Pour vous aider à structurer votre journée, découvrez ces quelques astucieux conseils...

1– Préparez votre journée la veille

N'hésitez pas à programmer votre travail dès le jour précédent. Identifiez vos éventuelles missions en retard et soulignez-les de rouge sur votre agenda. D'une manière générale, pensez à prioriser vos tâches pour, dès votre arrivée, savoir par où commencer.

2– Détectez vos impératifs

Débutez par le travail le plus urgent, mais aussi le plus rapide. Plus concentrée et plus zen, vous gagnerez en efficacité, pour le reste de la journée.

3– Planifiez les différentes tâches qui vous attendent

Si vous êtes en pleine forme et débordante d'énergie, commencez votre journée par les tâches les plus complexes ou les moins motivantes. Vous vous sentirez plus libre pour terminer votre travail quotidien.

4– Apprenez à déléguer

En analysant les différentes missions demandées et en confiant celles qui ne sont pas de votre ressort, vous vous dégagerez un temps précieux.

5– Gérez plus efficacement les tâches quotidiennes

Planifier sa journée et s'aménager des plages horaires dédiées à son travail habituel – mails, phoning ou réunions – permet d'être plus efficace pour répondre aux demandes ponctuelles.

6– Adoptez une bonne méthode de travail

Programmez, en amont, la durée des entretiens ou des visites commerciales. Soignez, aussi, vos prises de notes, pour gagner du temps à la relecture. Enfin, n'hésitez pas à utiliser les outils automatisés, comme Google Agenda, pour suivre plus facilement vos rendez-vous.

7– Restez concentrée sur le travail de la journée

Achevez une première tâche avant d'en entreprendre une autre, tout en gardant à l'esprit que vous devrez accomplir l'ensemble de vos missions. Évitez de revenir plusieurs fois sur le même travail, pour ne pas perdre votre temps et dépenser votre énergie.

8– Programmez vos pauses

Organisez vos temps de pause et de récupération, pour vous garantir un rythme de travail équilibré. Le seul fait de vous relaxer quelques secondes vous permettra de rester concentrée plus longtemps. Et si vous travaillez sur ordinateur, offrez à vos yeux un repos bien mérité !

9– Réévaluez votre fiche de poste

Quand cela est possible, identifiez toutes les activités liées à votre poste et envisagez de supprimer les plus contraignantes. Par la suite, concentrez-vous sur vos attributions essentielles.

10– Développez votre capacité d'adaptation

Pour un quotidien moins stressant, acceptez de réaménager votre planning en cas d'imprévus et répartissez les tâches au sein de votre équipe.

Pour une organisation au top, il est essentiel de pouvoir s'appuyer sur certains outils – comme l'agenda –, mais aussi de savoir prioriser. En étudiant les différentes demandes et en analysant leur degré d'urgence, vous pourrez apprendre à adapter votre programme en fonction de vos impératifs.

 

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Témoignage
de Brigitte

Enseignante

Je suis enseignante. Je découvre Kalligo. Quelle richesse pour mes cours ! Mes élèves vont devenir très professionnels ! Bravo et longue vie à Kalligo.com.