Organisation

Nouvelle année, nouveau départ !

02/02/2015

Vous avez démarré l'année sur un élan porteur. Ne laissez pas ce dernier s'essouffler dès la première semaine de travail, et donnez-vous les moyens de tenir vos résolutions d'assistant 2015 sur la distance. Inspirez... Concrétisez !

> Résolutions ou belles paroles ?

Soyez honnête avec vous-même en regardant la liste de vos résolutions pour 2015 : il vous est presque impossible de toutes les concrétiser. En assistant expert de l'organisation, vous en avez bien conscience. Alors, priorisez : sélectionnez 1 ou 2 résolutions que vous tâcherez de traduire dans les faits dès le premier trimestre.

Faites ensuite connaître vos intentions à vos proches : une parole partagée engage toujours plus qu'un vœu pieux forgé dans l'intimité de sa conscience...

> Ne voyez pas trop grand : reprenez la main sur les détails

Vous vous êtes juré de faire des pauses-déjeuner équilibrées cette année ? Ne visez pas trop haut, au risque de ne rien tenir sur la durée. Lâchez donc votre guide diététique de 500 pages et remplacez déjà le paquet de barres chocolatées qui trône dans votre tiroir par un sachet de fruits secs.

De même, évitez les abonnements « coup de cœur » à la formule XXL du club de sport situé à côté de l'entreprise : si vous n'êtes pas sportif, prenez plutôt chaque jour l'escalier pour rejoindre votre bureau situé au 5e étage.

> De petits pas, mais tous réussis !

Lissez votre planning annuel d'assistant

Vous le dites chaque année sans prendre le temps de le faire : reprenez votre agenda 2013 et 2014, et reportez sur la version 2015 les périodes de rush. Puis, anticipez ces moments de tension en décalant vos tâches récurrentes en amont.

> Repérez les pertes de temps à l'aide du time tracking

Plusieurs applications mobiles vous permettent de chronométrer les différentes tâches de votre journée d'assistant. Objectif : mieux évaluer le temps consacré à chacune et traquez les éventuelles dispersions d'énergie.

> Réservez dès maintenant vos formations

Vous venez de recevoir le planning 2015 des formations professionnelles. Ne le remisez pas dans un dossier RH ! Avec l'aval de votre manager, réservez tout de suite les sessions qui vous intéressent avant de plonger, nez dans le guidon, dans votre routine d'assistant.

Pourquoi ne pas profiter de vos bonnes résolutions pour vous ménager des sessions bimensuelles de 30 minutes, afin de tester les nouveaux outils plébiscités par vos collègues assistants ? Le logiciel Prezi pour changer un peu de PowerPoint, Sarbacane pour l'e-mailing, OneNote ou encore le site d'équipe SharePoint...

> Dites stop à la surexigence

Et si cette année, vous misiez sur l'optimiste ? Pour ressentir les bienfaits d'une approche plus positive, prenez encore 5 minutes de votre temps et décrivez le poste d'assistant « idéal », selon vos critères. Comparez. Finalement, vous n'êtes pas si loin du but, si ?

 

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Témoignage
de Nadège

Assistante de direction - Centre national d'études spatiales

Je suis depuis septembre dernier présidente d'une association de secrétaires 'OBJECTIF PRO' et avant chaque réunion, je consulte le site Kalligo et je choisis un article ou une fiche pratique que je suis fière de commenter et de leur faire parvenir. Merci Kalligo et longue vie à votre site? Bien à vous. Nadège