Organisation

Les points clés pour organiser un événement interne

24/04/2015

Une formation, la présentation des résultats annuels,... Si un événement interne semble plus simple à organiser qu'une manifestation extérieure, il comprend pourtant des points cruciaux à ne pas oublier.

Pour vous aider à mettre au point l'organisation du prochain événement interne, voici 6 points clés à prendre en compte !

> Mettre en place une équipe dédiée

Organiser soi-même un événement en interne représente un défi de taille avec tout ce qu'il y a à penser. Il s'avère donc judicieux de confier une partie de cette mission à une équipe dédiée. Généralement, cela incombe au département communication, qui bénéficie d'une large expérience en termes d'organisation, mais qui saura aussi comment informer autour de l'événement.

Avec l'aide d'une équipe, vous pourrez établir une liste de tâches pour être certaine de ne rien oublier pour le jour J.

> Maîtriser la nature et les objectifs de l'événement

Avant de planifier un événement, il est indispensable de connaître à l'avance sa nature : formation, conférence, colloque... De cette manière, il est alors plus facile d'établir le programme et les besoins. Par exemple, les boissons proposées ne seront pas les mêmes lors d'une matinée de formation que pour une soirée de gala.

> Définir le type de public visé pour choisir la date

En fonction des objectifs fixés, il est possible de définir le type de public qui y assistera, ainsi que le nombre de participants. Cela permettra de bien choisir la date selon le ou les services concernés par l'événement.

Dans tous les cas, vous devez vous y prendre à l'avance pour l'envoi des invitations, afin que chaque collaborateur puisse organiser son planning. Trois semaines à l'avance semblent être un timing adéquat. Par la suite, des rappels doivent être faits régulièrement à tous les participants.

> Déterminer le lieu

Le nombre de personnes est le premier facteur à prendre en considération pour déterminer le lieu de l'événement. Est-ce qu'une salle de réunion sera suffisante ou faudra-t-il privatiser le hall ?

Qu'il s'agisse d'une formation ou d'une conférence, la réservation de la salle se fait plusieurs semaines à l'avance, notamment dans les grandes entreprises disposant de plusieurs salles, régulièrement occupées.

Le nombre de personnes et le type de lieu permettent de déterminer vos besoins logistiques également, c'est-à-dire s'il faut prévoir des tables et chaises supplémentaires, louer du matériel technique, etc.

> Définir le budget

Parlez toujours budget avec votre patron pour déterminer votre marge de manœuvre concernant les boissons, les encas, le matériel... Vous pouvez aussi proposer des idées si vous estimez qu'un investissement supplémentaire pour un élément apportant une forte valeur ajoutée à l'événement est nécessaire.

> Revoir les derniers détails

La veille du jour J, revoir les derniers détails est indispensable. Cette opération consiste à s'assurer que tout est en place et que le matériel technique fonctionne. Il faut alors se référer à sa checklist pour être certaine d'avoir tout prévu.

 

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Témoignage
de Gladys Patience

Assistante administrative bilingue - EY

Grâce à kalligo, je me forme et me perfectionne tous les jours. Merci à toute l'équipe.