Organisation

Comment faire pour que les réunions commencent et finissent à l’heure ?

27/05/2015

Les réunions qui débutent et s'achèvent à l'heure convenue : une légende urbaine ? Mettez fin aux mauvaises habitudes et sortez vos astuces d'assistant « maître du temps » !

> Pour commencer à l'heure, il faut... arriver à l'heure !

Rien ne vaut la preuve par l'exemple. Que vous organisiez la réunion ou en soyez un simple participant, vous devez faire preuve de ponctualité, voire même d'un peu d'avance ! Remisez au placard vos excuses : « Le rendez-vous précédent a débordé... », « Je me suis trompé de salle... », etc.

> Tic tac tic tac... après l'heure, ce n'est plus l'heure.

Lancez la réunion à l'heure H, et non 5 minutes après pour attendre les retardataires chroniques. En autorisant le « quart d'heure d'attente », vous faites passer le message que les plus en retard seront attendus. Cela a pour effet de repousser systématiquement le début de vos réunions. En attendant les autres, les plus ponctuels ressortent se faire un café... Stop !

> Installez un gage « spécial retardataires »

Certains assistants ont développé leurs astuces de recadrage. Les uns notent les retardataires dans le compte-rendu de réunion, d'autres enlèvent les chaises libres lorsque la rencontre commence (petit moment d'embarras pour les retardataires) ou refusent carrément l'entrée après la première prise de parole.

Certaines entreprises ont même mis en place une tirelire « spéciale retardataires » au profit d'une ONG ou d'une association locale !

> Rembobinez sans rouvrir le débat

Il y a parfois des circonstances exceptionnelles à un retard. Dans ce cas, résumez les décisions prises en l'absence de la personne, en veillant à ne pas relancer les discussions pour maintenir intacte l'efficacité de votre réunion.

> Annoncez les règles !

Dans votre invitation, vous avez adressé aux participants l'ordre du jour et les documents à consulter. Terminez votre mail par une petite phrase lourde de sens : « La réunion commencera à l'heure ». À bon entendeur...

> Respectez le temps imparti avec un ordre du jour modulable

Traitez les questions urgentes en début de réunion afin de pouvoir shunter un sujet moins important si vous manquez de temps. Votre défi : finir à l'heure !

>Le maître du temps, c'est vous (normalement)

La discussion est nourrie, les débats acharnés, et votre programme dérape... Le mieux est d'interrompre les échanges, d'indiquer les sujets encore à traiter et de convenir ensemble ce qu'il est préférable de faire. Prolonger la réunion ? La reporter ? Ou traiter la fin lors d'un rapide échange de mails ?

Surtout, rappelez-vous qu'une réunion qui commence et se termine à l'heure est toujours appréciée : n'hésitez pas à impulser quelques changements !

 

 

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Témoignage
de Sandrine

Assistante et chargée de sponsoring - Otoze

Très utile car comporte de nombreux sujets et fiches pour les assistantes ; contribue incontestablement à ma formation personnelle ! Kalligo c'est mon complice à moi !