Organisation

Organiser un évènement client en 10 points clés

27/05/2015

Il n'est jamais simple d'organiser un évènement client. La difficulté commence au moment du choix de la thématique, qui incitera (ou non) les clients à rencontrer les acteurs de votre entreprise. Assistant, à vos teasers !


1. Trouver une bonne raison de faire venir vos clients

Si les clients acceptent de recevoir les commerciaux ou les techniciens de votre entreprise, il est rare qu'ils se déplacent jusqu'à vous. Pour les attirer, votre évènement doit allier opportunité économique, cadre agréable et valeur ajoutée informative.
Témoignage d'expert, présentation d'une innovation technique ou encore formule « parole donnée à » : à vous de créer un évènement client « inspiré » !

2. Choisir le public par le thème
Sélectionnez une thématique généraliste qui intéressera tout un chacun, ou au contraire, ciblez un sujet précis qui séduira vos meilleurs clients.

3. Sélectionner le local adapté au standing de votre évènement
Vous avez intégré de nouveaux locaux professionnels ou apporté des modifications à votre siège (extensions, point de vente délocalisé, etc.) ? Conviez vos clients sur vos terres pour leur faire découvrir ces aménagements.
Sinon, privilégiez la salle d'un hôtel prestigieux facile d'accès ou un site doté d'un espace extérieur, toujours appréciable à la belle saison.

4. Trouver une date consensuelle
Oubliez les périodes de vacances scolaires et les jours fériés. Évitez les mercredis après-midi qui restent dédiés aux enfants, et les lundis, jours de mise en route des projets en entreprise.

5. Et pourquoi pas un petit-déjeuner client ?
Une rencontre au petit-déjeuner précède le rush de la journée et rend vos invités plus disponibles. Ces derniers arrivent forcément à l'heure et n'ont pas de rendez-vous immédiats. De plus, côté budget, un petit-déjeuner avec café croissantsreste moins onéreux qu'un cocktail...

6. Marquer les esprits !
Allez-vous recourir à un animateur pour rythmer la rencontre ? Envisagez-vous d'inclure une surprise ou des goodies siglés ? Des questions à étudier avec votre manager.

7. Préparez vos outils 
Mettez à profit la bureautique pour réaliser le fléchage, les affiches, les badges et le programme.

8. Adopter le bon tempo des envois d'invitations
Envoyez les invitations 3 semaines à l'avance en sollicitant une confirmation de présence. Puis relancez 1 semaine avant pour affiner vos prévisions.

9. Prévoir une stratégie commerciale adaptée
Le jour J, ménagez un temps de brief pour les commerciaux. Ces derniers doivent adopter une stratégie de vente précise pour aborder les participants dans ce cadre informel.

10. Ne pas oublier l'après-évènement
Envoyez un compte-rendu à chaque participant, accompagné d'une fiche d'appréciation. Vous devez évaluer votre action afin de mesurer ses retombées économiques et réputationnelles. Soufflez !

 

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Témoignage
de Marie

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J'ai passé le diplôme de secrétaire assistante en novembre 2012 et je l'ai obtenu grâce à mon travail et aux conseils de Kalligo.
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