Organisation

Comment rédiger un cahier des charges

03/05/2016

Le cahier des charges est devenu inhérent à tout projet d'envergure. Qu'elle soit commanditaire ou maître d'oeuvre, l'entreprise a tout intérêt à rédiger ce document contractuel. L'occasion pour les assistants de se poser les bonnes questions, au bon moment !

L'importance de rédiger un cahier des charges

La rédaction d'un cahier des charges (CDC) est incontournable pour toute commande importante ou atypique. Cette étape de réflexion vous permet de vérifier en amont si vous avez les ressources, les compétences et le temps pour la traiter, ou s'il vous faut investir.

Le CDC rassure aussi votre client et évite bon nombre de conflits en définissant clairement le rôle de chacun.

Étape 1 : définir le besoin

Pratiquez l'écoute active au moment de recueillir la demande de votre client afin de bien cerner ses besoins. Surtout, ne vous focalisez pas sur les solutions qu'il a déjà envisagées, mais autorisez-vous à étudier l'ensemble des options possibles.

Étape 2 : définir les actions

Lancez ensuite un brainstorming avec vos services pour lister toutes les tâches à effectuer. Déroulez votre pelote de questions pour chacune d'elles : qui la réalise, comment, dans quelle durée, avec quel budget...

Dégainez votre mindmap pour ouvrir le champ de la réflexion et ordonnez le tout dans un rétroplanning.

Étape 3 : définir les contraintes

Vient ensuite le moment d'imaginer les pires scénarii pour éviter d'avoir à les gérer en plein rush : normes de fabrication, fluctuation du coût des matières premières, retard des prestataires, etc. En qualité d'assistant, vous le savez bien : mieux vaut prévenir... !

Étape 4 : définir le cadre de l'intervention

Échéances, livraisons intermédiaires, talents mobilisés, organisation envisagée, méthodologie, dépenses engagées, bénéfices attendus, etc. sont autant de points à signaler. En assistant éco-responsable, abordez aussi le cycle de vie du produit !

Les erreurs les plus fréquentes dans un cahier des charges

- Être imprécis : le flou provoque souvent la réécriture du CDC en cours de projet. Anticipez ce point en prévoyant un « coût d'évolutions » du document ;

- Être trop précis : à l'inverse, les détails réduisent votre marge de manœuvre et les services superflus alourdissent le coût de votre projet et par ricochet, votre compétitivité ;

- Oublier un profil d'utilisateur : et rater un marché potentiel !

- Rédiger le cahier des charges en solo : optez plutôt pour le versioning, jusqu'à obtenir la validation finale du document.

Ne négligez pas cette étape de réflexion : on constate que plus de la moitié des problèmes rencontrés dans un projet auraient pu être détectés lors de la conception du CDC !

 

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Témoignage
de Catherine

Coordinatrice Secrétaires/assistantes - Ifocop

Je tiens tout d'abord à vous remercier pour tout ce que vous mettez en oeuvre afin d'enrichir les connaissances et les compétences des Secrétaires/Assistantes. Le site Kalligo est utile pour moi en tant que Coordinatrice des Secrétaires/Assistantes à l'Ifocop, c'est un support supplémentaire pour la veille métier que j'effectue et un outil plus qu'appréciable pour les futures assistantes que nous formons. Kalligo est une plateforme d'assistance et de mise à jour des connaissances dans leur vie professionnelle. Merci.