Organisation

Comment créer un groupe de travail d’assistant(e)s ?

15/04/2013

Un groupe de pratique se constitue souvent parce qu'un dysfonctionnement agace suffisamment dans une entreprise pour qu'un groupe de personnes veuillent se lancer dans la recherche de solutions. Voici les conseils de Dominique Charme pour créer un groupe et recruter des participants.

> Lancement du groupe : proposez un plan d'action

Prenez rendez-vous avec votre hiérarchie pour présenter votre projet de création d'un groupe de travail d'assistant(e)s. Ce premier rendez-vous est un acte diplomatique qui doit être préparé pour obtenir le feu vert de la direction. Je vous suggère de proposer un plan d'action en 6 points :

1. Objectif du groupe : résoudre « le » dysfonctionnement X.
En donnant la genèse de votre choix : les assistant(e)s ont constaté dans leur service respectif un mécontentement du à « telle » situation. Ce dysfonctionnement étant partagé par différents services, ils se proposent de travailler ensemble à sa résolution.

2. Fonctionnement du groupe :
Les volontaires se retrouveront selon une fréquence donnée (tous les mois ou 6 semaines) pour mettre en commun leurs résultats soit physiquement, soit par vidéo ou audio conférence, autour d'un ordre du jour.

3. Coordination du groupe :
La coordination du groupe sera assurée par vous ou une autre personne. Je vous conseille de vous proposer comme coordinateur pour faire l'expérience du management d'équipe.

4. Suivi des travaux :
Le groupe de pratique assurera l'information sur ses travaux par un compte rendu régulier. Ce compte rendu sera transmis à qui de droit. Il peut faire l'objet d'une newsletter mise en ligne sur le site interne ou distribué dans les services intéressés.
Cette information est primordiale pour assurer la visibilité du travail du groupe mais aussi valoriser ses participants.

5. Démarche de travail :
Vous présenterez les différentes étapes du travail :
- Recherches d'information pour l'analyse du dysfonctionnement.
- Collecte des besoins et souhaits des différentes personnes impliquées ou ayant à subir ce dysfonctionnement.
- Réflexion sur les moyens de pallier à ce dysfonctionnement.
- Tests des propositions de solutions.
- Remise de préconisations.
- Délai approximatif des différentes étapes.

6. Demande de moyens :
Un groupe de travail a besoin de certains moyens pour fonctionner.
- Financiers pour avoir accès à une salle ou aux moyens de communication et pour obtenir des ressources (frais divers liés au fonctionnement du groupe ou à l'achat de livres de référence par exemple) ;
- Hiérarchiques pour avoir vos entrées dans les différents services et obtenir la participation de tous (réponse à des questionnaires, remontée d'information,...) mais aussi accord des managers pour la participation de leurs assistants aux réunions. Sans leur accord et leur soutien les assistant(e)s ne pourront pas travailler efficacement.

> Le recrutement des participants

Quels bénéfices peuvent trouver les assistant(e)s à participer à un groupe de travail ?

Voici 8 raisons valables pour les convaincre de rentrer dans un groupe :
1. Une occasion de sortir de la routine ;
2. L'opportunité de se faire connaître hors de leur bureau et de gagner en reconnaissance ;
3. La possibilité de faire la promotion de leurs compétences et savoir-faire ;
4. La capacité d'apprendre grâce aux échanges avec d'autres professionnels ;
5. La possibilité de devenir force de proposition et d'apporter des solutions dans leur service et ailleurs ;
6. L'opportunité d'apprendre à travailler en équipe ;
7. Une occasion de prendre la parole et de communiquer ;
8. Une facilité pour mieux connaître les autres services de l'entreprise.

Bien sûr, tous les assistant(e)s ne seront pas enthousiastes ou ne pourront pas trouver le temps pour participer. Les assistant(e)s peuvent aussi solliciter leurs managers directement pour avoir leur soutien et favoriser leur participation.

Il y a toujours, au début seulement, quelques personnes vraiment intéressées et motivées. D'autres viendront ensuite. Parfois, certaines quittent le navire... c'est aussi normal. Un groupe de travail est toujours en évolution.

> Cas pratique : la réorganisation des réunions internes

Dans la société X, nombre de personnes se plaignaient de leur fréquence, de leur longueur, de leur utilité, de la pertinence de leur participation, de leur manque de résultat, etc.
Un groupe de pratique s'est attaqué à ce problème et les préconisations mises en place par les assistant(e)s ont fait diminuer le temps passé en réunion dans leur filiale de 45% !
Presque la moitié du temps passé en réunion a pu être réorientée vers d'autres missions.

La méthode en amont :
- Questionnaire d'utilité pour ceux qui convoquaient les réunions en amont (est-ce vraiment nécessaire ? cette réunion n'a-t-elle pas déjà été faite ? si oui, pourquoi faut-il en refaire une sur le même sujet ?, etc.).
- Choix des participants (décideurs, experts) pour éviter de convoquer des personnes inutiles à qui une lecture du compte rendu suffirait.
- Organisation autour de l'ordre du jour avant la réunion pour que chacun sache ce qu'il doit préparer et le temps dont il disposera.
- Ordre du jour minuté pour éviter les dérapages horaires.
- Limitation des réunions dans le temps pour éviter les décrochages.
- Convocation de certains pour une partie seulement de la réunion pour ne pas les extraire de leur service.
- Questionnaire de satisfaction des participants et organisateurs en sortie de réunion.

Le groupe de pratique, une fois les différentes étapes d'analyse, de recherche de solution puis la construction de nouvelles façons de faire, a obtenu le soutien de la direction pour leur mise en place. Les nouvelles pratiques ont été imposées par l'encadrement qui a bien voulu « jouer le jeu ».

Le groupe de pratique est une aide formidable à la promotion de ses membres et à la valorisation des compétences des assistant(e)s. Il permet de sortir de l'ombre et de démontrer les plus-values que ces professionnels peuvent apporter à l'entreprise. En bonus, la communication transversale entre services, structures ou implantations est renforcée. Les assistants se connaissent mieux, les échanges sont plus confiants et l'entraide se généralise.

En savoir plus

Dominique Charmes

Dominique Charmes

Cet article a été rédigé en partenariat avec Dominique Charmes, coach et formatrice.

Pour une formation, un renseignement :
Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir.
www.formation-dominiquecharmes.com

 

Note (1 vote)

Notez cet article (Cliquez sur les étoiles)

Ajouter un commentaire

1000 caractères max

Rédiger un commentaire

Pour publier votre commentaire, veuillez-vous identifier.

Se connecter

Vous n’avez pas encore de compte Kalligo ?
Inscrivez-vous dès maintenant en quelques clics :

S'inscrire gratuitement

Publicité

Newsletter

Recevez chaque semaine nos infos et astuces par email !

Témoignage
de Rose-Andrée

Secrétaire de Direction - Organisation Non Gouvernementale

Utile dans presque tous les domaines de la vie administrative... Cet outil permet de mieux préparer les entrevues, de mieux choisir les tenues vestimentaires pour le bureau et de mieux gérer les relations entre le patron et les collègues. L'équipe de Kalligo fait un très bon travail car ces conseils permettent aux secrétaires et assistantes de se recycler et de connaître en temps opportun les évolutions du métier d'assistanat. Compliments!