Organisation

Congés d’été : bien préparer son remplacement

03/06/2013

Etre remplacé pendant ses congés, ça ne s'improvise pas. Il faut soigneusement anticiper les difficultés que pourraient rencontrer votre suppléant et baliser le terrain. Petite check-list des bonnes pratiques pour partir en vacances l'esprit serein.

Préparer le terrain

Pour éviter les mauvaises surprises, mieux vaut partir du principe que la personne qui sera chargée de vous suppléer ne connaît pas le fonctionnement de votre entreprise, les spécificités de l'activité ni forcément les tâches qui en découlent. Une masse d'informations qu'il faudra transmettre le mieux possible et souvent dans un laps de temps réduit. D'où l'importance de bien préparer son arrivée, de rationnaliser l'espace de travail et notamment l'accès aux dossiers.

 Pour que votre remplaçant puisse prendre ses marques rapidement dans votre organisation, la première opération consiste à ranger et à classer les documents, voire à créer des éléments de repères supplémentaires qui lui serviront de guides.
Par exemple, vous pouvez ajouter des bannettes qui correspondent aux différentes étapes de traitement d'un document (à faire valider, à archiver...) ou encore des pochettes avec des étiquettes qui indiquent des niveaux de priorité... Autant d'outils qui permettront à celle qui occupera votre poste de gagner en temps et en efficacité.

Anticiper les priorités de traitement

De fait, parmi les tâches dont vous êtes chargée, certaines sont forcément récurrentes, plus ou moins sensibles ou urgentes. Pour toutes celles qu'il est possible d'anticiper, effectuez un tri entre les dossiers qui devront nécessairement être traités pendant votre absence et ceux qui pourront ou devront attendre votre retour.
En effet, pour éviter les faux pas, mieux vaut différer la gestion de certains dossiers délicats plutôt que d'avoir à rectifier des erreurs à votre retour. Présentez à votre supérieur la manière dont vous envisagez le calendrier et validez avec lui l'organisation proposée. Vous pourrez ensuite lister précisément les missions à assigner et préparer les informations et documents nécessaires à leur réalisation.

Rédiger des mémos

Evidemment, plus vous laisserez d'informations précises et par écrit, plus vous augmentez les chances que les tâches soient exécutées correctement. D'où la nécessité de rédiger des notes idéalement pour chaque dossier ainsi que des documents plus génériques sur votre organisation et le fonctionnement du service.

Aux mémos indispensables qui reprennent l'organigramme de la société, les coordonnées des collaborateurs et autres interlocuteurs, ajoutez un document qui reprend les grandes lignes de votre organisation personnelle (recherche et classement des documents physiques et électroniques..). Listez également les tâches quotidiennes de manière chronologique et indiquez la marche à suivre pour chacune d'entre elles. Enfin, il peut être judicieux de rédiger un petit brief concernant les habitudes de travail de votre chef et les spécificités de la collaboration.

Montrer par l'exemple

Si vous avez la chance de passer du temps avec votre remplaçant, établir un rapport de confiance est une des clés d'une bonne collaboration. Même si vous êtes prise par les dossiers à boucler avant de partir, mettez à profit cette période transitoire pour le ou la familiariser avec l'entreprise et lui expliquer concrètement les différents modus operandi.

N'hésitez pas non plus à lui confier rapidement des missions pour vous faire une idée de ses compétences, ses lacunes et des tâches avec lesquelles il ou elle est le moins à l'aise. Si vous avez le temps de combler ses faiblesses par une formation express, tant mieux. Sinon arrangerez-vous pour ne pas avoir à lui confier de missions délicates.

L'astuce Kalligo : prendre ses précautions !
Pour tout retrouver en bon ordre et pallier les éventuelles erreurs de manipulations, pensez également à protéger vos données. Mettez de côté des copies des documents importants et enregistrez sur un disque externe les données électroniques qui seraient stockées en local sur votre ordinateur.

Une précaution à prendre même si, en théorie, votre remplaçant disposera de sa propre session et ne devrait donc pas avoir accès à la vôtre. De même, vos codes d'accès à vos emails doivent rester confidentiels. Avant de partir, traitez tous les mails en cours et programmez l'envoi d'une réponse automatique pendant votre absence, avec redirections éventuelles vers les boîtes d'autres collaborateurs en mesure de traiter les demandes.

 

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Témoignage
de Delphine

Assistante polyvalente - API Restauration

J'aime beaucoup le site Kalligo car je vais y pêcher des astuces, des conseils. Chaque semaine, il y a au moins un article qui me concerne personnellement ! Ma rubrique préférée est bien sûr les fiches pratiques et les documents type mais aussi pour me détendre j'aime lire mon horoscope ! J'attends avec impatience le mardi pour vous lire...