Congés / Absences

Préparer son départ en vacances

03/12/2010

Vous vous apprêtez à prendre des congés ? Pour que votre absence au bureau se déroule au mieux, organisez et anticipez votre départ quelques jours à l’avance. La marche à suivre.

 

Préparer son départ en vacances

> COORDONNER LA RELEVE

Vous connaissez la personne qui vous remplace pendant vos vacances ? Prenez un peu de temps pour lui expliquer votre mode de fonctionnement, le classement des dossiers et les tâches à effectuer en votre absence. Si cela n’est pas possible, laissez-lui un tableau ou une liste claire récapitulant les points clés pour chaque jour.

N’oubliez pas de transmettre à votre remplaçant vos différents mots de passe ou à prévenir le service informatique de lui en fournir des nouveaux.


> PREVENIR SES COLLABORATEURS

Avant de prendre le large, assurez-vous que vos collègues et vos interlocuteurs – internes et externes – sont bien informés de votre absence. Quelques emails permettront de les mettre au courant. Précisez votre date de départ et de retour et n’oubliez pas d’indiquer le nom et les coordonnées de la personne qui vous remplacera.

La veille de votre départ, laissez un message d’absence clair sur votre téléphone portable si besoin. Activez également le système de répondeur de votre boîte mail et le message d'absence d’Outlook avec un texte personnalisé mentionnant les contacts de votre remplaçante.

Enfin, faites un point avec votre chef afin de vous assurer qu’il est bien au courant des dossiers qui seront pris en charge par votre collègue.


> METTRE DE L'ORDRE DANS SON BUREAU

Profitez de l’occasion pour effectuer un petit nettoyage de printemps. Vérifiez que vos dossiers sont rangés de manière logique pour que ceux qui en auraient besoin puissent s’y retrouver facilement. Faites place nette sur votre bureau, triez ce qui traîne et jetez ce qui ne sert plus.

Pensez également à nettoyer votre messagerie en supprimant les mails obsolètes et en classant ceux à conserver en dossiers par expéditeurs ou par sujets. Pour éviter que celle-ci soit saturée à votre retour, vous pouvez suspendre vos abonnements aux newsletters et créer des agents automatiques qui transfèreront directement les nouveaux messages dans les dossiers adéquats.

Témoignage
Isabelle, assistante de direction dans l’agroalimentaire, part en vacances l’esprit tranquille : « Comme personne n’occupe mon bureau quand je m’absente, je m’assure avant de partir que tout mon matériel est bien éteint. Je pense aussi à confier ma plante verte à une collègue pour éviter de la retrouver desséchée à mon retour ! »

L’ASTUCE KALLIGO

Pour vous assurer un départ serein, réservez votre dernière journée à la préparation de votre départ.

 

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Témoignage
de Brigitte

Enseignante

Je suis enseignante. Je découvre Kalligo. Quelle richesse pour mes cours ! Mes élèves vont devenir très professionnels ! Bravo et longue vie à Kalligo.com.