Organisation

Bien gérer les notes de frais : mode d'emploi

21/02/2014

Chaque mois, vous observez avec une pointe d'angoisse la pile des notes de frais grandir sur votre bureau. Simplifiez-vous la gestion des frais de déplacement et mettez les ordinateurs et les collaborateurs à contribution. Soyez généreux, partagez le travail !

> Une activité chronophage et méticuleuse

Chaque note de frais est répertoriée, traitée, scannée, archivée, voire transmise à la comptabilité. Cette procédure manuelle et répétitive peut être alourdie par les demandes d'indemnités en cas de retard d'un avion ou d'un train... Des heures de saisies et de numérisation dont vous vous passeriez bien ! D'autant que la moindre erreur de virgule ou de centimes vous promet une séance palpitante de recomptage...

> Créez des modèles et déléguez la saisie

Avec une bonne dose de pédagogie, proposez à votre manager d'instaurer quelques nouveaux outils au sein de l'entreprise. Des modèles de fiches de frais (papier) permettent à chacun de lister ses dépenses et de les formater à vos besoins.

Gagnez encore du temps en modélisant cette fiche dans un fichier Excel (possibilités de calcul, de filtre...) que vous adressez par mail à vos collègues.

> Mettez à profit les reçus numériques

De plus en plus d'entreprises de transport, de chaînes hôtelières et de restaurants proposent des billets ou des factures numériques. Sensibilisez vos collaborateurs à ces reçus digitaux, bien plus faciles à transférer et à archiver. 
Pourquoi ne pas revoir aussi le mode de paiement ? Vous pouvez opter pour l'avance sur frais de déplacement ou recourir à des cartes affaires pour les commerciaux les plus nomades.

> La gestion des notes de frais à l'ère 2.0

Au-delà d'une centaine de formulaires traités chaque mois, une entreprise peut avoir intérêt à investir dans un logiciel de gestion de notes de frais (de type Cleemy, Concur, Notefrais, Notilus...). Vos collaborateurs accèdent alors à un formulaire en ligne qu'ils remplissent et auquel ils joignent leurs justificatifs numérisés. Cette saisie peut-être effectuée à tout moment, depuis n'importe quel poste grâce à un accès sécurisé à l'Intranet de votre société ou à un Cloud dans le cas d'un service hébergé.

L'informatisation de ce processus se révèle pertinente sur bien des plans. Les commerciaux peuvent suivre à tout moment le traitement de leurs notes de frais et sont remboursés plus rapidement. De votre côté, vous n'avez qu'à compulser les informations reçues et à les transmettre à l'expert comptable.

Mieux : certains logiciels permettent de consolider l'ensemble des données en vue d'analyser les dépenses, poste par poste. De quoi débusquer de nouvelles économies à réaliser. Et là, c'est votre manager qui est content !

 

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Témoignage
de Christian

Retraité

Excellentes fiches Power Point, pas si faciles à trouver... Félicitations !