Organisation

Comment faire gagner du temps à mon manager ?

24/04/2015

Le temps : les assistants lui courent toujours après ! Vous parvenez à maîtriser vos délais et les rendez-vous de votre manager ? Découvrez comment grappiller quelques minutes supplémentaires avec les astuces Kalligo...

> Réalisez un audit du planning « réel » de votre manager

Toute amélioration commence par une analyse de l'existant. Il y a les journées que vous planifiez pour votre responsable et il y a celles que ce dernier vit réellement, ponctuées de retards, d'imprévus et de petits coups de fatigue. Confrontez les 2 versions pour repérer les points à améliorer.

> Traquez les éléments chronophages

Quelles sont les activités qui prennent le plus de temps à votre manager ? Listez-les et voyez comment comprimer leur durée.

- Le traitement des mails ? Fournissez à votre patron des modèles types pour tous les courriers que vous ne pouvez traiter par vous-même ;
- Les entretiens téléphoniques ? Jouez votre rôle d'assistant-interface en balayant le sujet avec ses interlocuteurs, avant de lui passer l'appel ;
- Les rendez-vous qui n'en finissent plus ? Endossez le rôle de gardien du temps. Un appel, un texto reçu en mode vibreur ou une appli : à vous de trouver votre code mutuel.

> Exploitez les temps morts !

De nombreux managers aiment venir au travail à 7 h 30 avant le rush général, pour travailler au calme. Si c'est le cas de votre responsable, prenez soin de lui préparer ses documents la veille, pour qu'il puisse avancer dès sa première minute au bureau.

Proposez-lui de mettre à profit ses temps de trajet pour prendre connaissance des dossiers du jour. Du train au taxi en passant par la voiture avec chauffeur, il y a toujours des minutes à gagner lorsque l'on travaille avec un patron nomade !

De même, vous pouvez inciter ses clients à venir dans les locaux de l'entreprise, lui éviter un déplacement en optant pour une entrevue sur Skype, réserver ses places de parking par Internet ou grouper des rencontres en région en louant la salle d'un aéroport.

Enfin, pourquoi ne pas opter pour des petits-déjeuners d'affaires plutôt que des déjeuners, toujours plus longs ?

> Adaptez son agenda à son rythme personnel

Vous connaissez bien la façon de travailler de votre manager. Prenez soin de caler ses déplacements sur ses moments de petite fatigue : votre responsable sera ainsi au maximum de ses capacités sur les tâches plus ardues.

> Multipliez les outils « gain de temps »

Pleins feux sur les espaces numériques collaboratifs qui évitent de longs mails chargés de pièces jointes. Mettez aussi à profit les applications mobiles. Et en votre qualité d'assistant de direction, perfectionnez vos synthèses percutantes qui facilitent la prise de décision de votre manager.

Vos améliorations faites, dressez le bilan et appréciez avec votre patron le temps gagné !

 

 

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Témoignage
de Carole

en recherche d'emploi

Je suis sur le point de décrocher un travail et pendant la période de recherche, Kalligo m'a beaucoup aidé pour apprendre de nouvelles choses notamment au niveau organisationnel et m'a également permis de me mettre à niveau sur certains logiciels. Merci !