Organisation

Bien préparer une réunion

27/05/2015

En tant qu'assistant, vous devez régulièrement organiser des réunions, que ce soit pour votre manager, avec les services de l'entreprise ou encore avec des prestataires. Et si tout le succès de ces sessions de travail résidait dans une bonne préparation ? Check-list des 7 questions à se poser !

> La réunion est-elle incontournable ?

Faire une réunion, c'est mobiliser le temps de chaque participant, et le vôtre aussi ! Alors, vérifiez toujours que les points que vous avez à aborder ne peuvent être étudiés d'une autre façon : par mail, au téléphone, dans le bureau des collaborateurs concernés, ou lors des questions annexes d'une réunion déjà programmée.

> Une réunion de quel type ?

Vous ne préparez pas une réunion de la même façon s'il s'agit :
- du briefing quotidien qui permet à chacun de faire un point sur ses avancées ;
- du point hebdo : qui consiste à dresser un rapide bilan de la semaine tout en laissant la parole en fin de réunion pour élargir un sujet ou aborder des imprévus ;
- d'une réunion dense : qui se caractérise par plusieurs points à l'ordre du jour et des débats en perspective ;
- d'un brainstorming qui réunit les conditions pour libérer une effervescence créative !

> Quelle hiérarchie pour votre ordre du jour ?

Une réunion ne doit pas excéder 1 heure de temps si vous souhaitez conserver la concentration maximum de chacun. En assistant « maître du temps », prévoyez d'aborder les sujets importants en première partie de réunion, de manière à pouvoir écourter votre ordre du jour si le temps imparti est écoulé.

> Comment faire respecter votre line-up ?

Lorsque vous envoyez votre ordre du jour aux participants, inscrivez à côté de chaque sujet l'estimation du temps accordé à son traitement. Glissez aussi le compte-rendu de la rencontre précédente pour permettre à chacun de retrouver rapidement les dernières décisions actées et les débats déjà menés.

> Anticiper les imprévus, c'est possible ?

Il n'est pas interdit d'essayer ! Vous pouvez toujours indiquer au bas de votre invitation que les personnes sont invitées à faire part des questions ou des éléments nouveaux dès que possible, en amont de la réunion. Et ajoutez que la réunion commencera à l'heure prévue, pour stimuler les retardataires...

> Quels supports de présentation choisir ?

L'efficacité est souvent dans l'alternance ! Utilisez tour à tour et selon le sujet de votre réunion, le rétroprojecteur, la tablette ou le bon vieux paperboard. Idem côté présentation, avec vos logiciels amis PowerPoint, Prezi ou Bunkr.

> Vos ultimes outils d'assistant bien préparé ?

Il ne vous reste plus qu'à réserver une salle adaptée à votre assistance, à positionner les tables et les chaises de façon pertinente et à imprimer votre support de réunion.
La rencontre peut commencer !

 

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Témoignage
de Delphine

Assistante polyvalente - API Restauration

J'aime beaucoup le site Kalligo car je vais y pêcher des astuces, des conseils. Chaque semaine, il y a au moins un article qui me concerne personnellement ! Ma rubrique préférée est bien sûr les fiches pratiques et les documents type mais aussi pour me détendre j'aime lire mon horoscope ! J'attends avec impatience le mardi pour vous lire...