Organisation

Comment gérer l’agenda de son patron ?

02/12/2010

Habitudes de chaque manager, nouvelles techniques bureautiques, besoin de flexibilité… La gestion du planning peut vite devenir un casse-tête. Voici quelques conseils.

 

Comment gérer l’agenda de son patron ?

> Quelles sont les attentes de votre patron ?

Comment éviter les impairs dans la gestion de l’agenda ? Renseignez-vous, au préalable, sur les attentes de votre supérieur. Interrogez-le sur ses habitudes et précisez, avec lui, les plages horaires à privilégier pour caler les réunions.

> Du temps entre les rendez-vous

Pensez toujours à dégager du temps entre chaque rendez-vous. Une demi-heure par exemple. Cela permet à votre patron de se pencher sur le dossier suivant. Voire de faire le point avant une réunion importante.

Attention : En cas de déplacement, n’oubliez pas de tenir compte du temps de trajet, ainsi que d’éventuels embouteillages.

Pour faciliter les déplacements de votre patron, vous pouvez joindre un plan d’accès :

  • soit en insérant un itinéraire papier dans son agenda traditionnel ;
  • soit en indiquant le lien vers un site spécialisé (http://www.mappy.fr/, http://maps.google.fr/) où l’adresse aura été préalablement insérée.

> Se tenir au courant de l'agenda

Faites le point régulièrement avec votre patron sur ses rendez-vous à venir (du jour, de la semaine). Vous gérez son planning grâce à un agenda électronique comme Outlook ? Mettez-le en partage afin qu’il soit accessible à la fois par vous et par votre supérieur. Ce dernier aura toujours la possibilité de garder certains éléments personnels confidentiels en cochant la case « privé ».

Noter une réunion

Pour ne rien oublier, veillez à inscrire :

  • l’intitulé de la réunion
  • le nom de l’interlocuteur
  • ses coordonnées complètes
  • le lieu de la réunion

Sur Outlook, les informations complémentaires sont à insérer dans la zone Commentaires. Vous pouvez même y ajouter des documents en pièces jointes. Enfin, pensez à poser un rappel.


L’ASTUCE KALLIGO

Moyennant son autorisation préalable et la transmission de ses mots de passe, votre patron peut vous autoriser l'accès à ses données : carnet d'adresses, agenda et mails. Une bonne façon de gagner du temps en organisant son agenda en cas d'absence… N'hésitez pas à lui proposer !

 

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Témoignage
de Razika

Assistante en communication - MMA

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