Organisation

10 choses qui peuvent nuire à votre productivité

26/04/2016

Vos journées d'assistant sont intenses, mais parfois, vous sentez que vous auriez pu être un peu plus efficace. Faites donc le ménage dans ces petites habitudes qui nuisent à votre productivité !

La productivité selon l'Insee


Vous perdez en productivité lorsque les ressources investies pour effectuer une tâche sont supérieures, en volume, au résultat. Dans le cadre d'un poste d'assistant, ces ressources se résument bien souvent au temps, après lequel vous courrez sans cesse !

1. La consultation frénétique de vos mails

Certains assistants de la génération Y consultent leur messagerie de manière compulsive. Restez maître à bord et accordez à vos mails un temps dédié, à l'issue d'une session de travail cloisonnée.

2. La navigation au long cours sur le web

Vous allez sur le web afin de réserver un hôtel pour votre manager et vous voilà en train de consulter votre réseau social favori. Ce surf personnel grignote votre temps et votre concentration. Allez plutôt prendre l'air : vous apaiserez votre dos et vos yeux, et libèrerez votre esprit.

3. Les indiscrétions

Il est toujours tentant de tendre l'oreille à un bon mot du blagueur de service ou aux derniers potins de l'entreprise. Résistez et gardez cela pour pimenter votre pause !

4. Un manque de compétences

Vous devinez chez Excel bien plus de possibilités que vous n'en utilisez ? Vous sentez poindre le besoin de maîtriser les outils collaboratifs ? Soyez proactif et sollicitez une formation. Et pourquoi pas un Mooc, d'ailleurs ?

5. La réunionite

La perte de productivité liée aux réunions n'est pas anodine : préparation, déplacements, présence et compte-rendu font vite boule de neige. Pensez aux réunions à distance et osez mentionner si vous vous sentez de trop lors d'une rencontre.

6. Une fatigue latente

En plein rush, le stress stimule votre capacité à analyser et à agir. Mais dans la durée, cet effet boost s'émousse et la fatigue s'installe. Vous passez plus de temps à traiter une tâche basique ? C'est le moment de solliciter un congé...

7. Les textos d'assistants

Laissez votre téléphone sur vibreur ou en mode avion pour être pleinement à votre travail. En cas d'urgence, vos proches ont le standard : tout ira bien !

8. Le bruit

Notifications, conversation téléphonique et bruit de couloir vous détournent de votre travail. À chaque assistant ses astuces pour gérer les décibels en open-space : imaginez la vôtre !

9. Le bug d'ordinateur

Le curseur de votre souris se met à tourner et le temps s'arrête... Anticipez ! Activez l'enregistrement automatique de vos documents Word, paramétrez l'heure des mises à jour de Windows et utilisez DropBox pour envoyer vos fichiers lourds.

10. La procrastination

Remettre une tâche au lendemain, c'est souvent la garder dans un coin de sa tête en soirée et arrivé stressé au bureau. Savoir que l'on a le temps est un vrai luxe pour les assistants !

 

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Témoignage
de Martine

Assistante médicale - Hôpital Saint-Louis

Je suis une adepte des fiches pratiques : je les trouve claires et très bien expliquées ! Quand moi ou une de mes collègues bloque sur un problème avec Word, Powerpoint ou Excel, je vais tout de suite voir sur Kalligo pour trouver la solution !