Organisation

Dans quelles situations et comment faire un rétroplanning

21/06/2016

Avec l'avènement du mode projet, le rétroplanning s'invite parmi les outils organisationnels des assistants. Découvrez quand utiliser cette planification inversée et comment l'optimiser pour réussir votre livraison le jour J !

> La planification inversée : une autre façon d'aborder le temps

La planification, vous connaissez : votre manager vous confie un travail, vous évaluez le temps nécessaire à sa réalisation et indiquez une date de livraison estimée.

Mais lorsque la date butoir devient prioritaire, inversez la démarche : partez de la deadline pour remonter le temps et le fil des tâches à effectuer.

> Les cas emblématiques d'un rétroplanning

Le rétroplanning s'impose si vous travaillez en mode projet ou lors d'une commande donnant lieu à une livraison par lots.

Il peut s'avérer aussi pertinent pour organiser un évènement, présenter un nouveau produit sur un salon ou conduire un projet de formation afin d'être opérationnel à la pleine saison.

> Les avantages d'un rétroplanning

Ce type de planning permet d'inscrire dans le temps, la réalisation d'un projet de A à Z. Mais pas seulement !

Il aide aussi chaque acteur (collaborateur, hiérarchie, client) à visualiser l'avancée d'un dossier, les interdépendances et l'impact du moindre retard sur les aspects budgétaires et organisationnels.

Le rétroplanning comprend souvent :

- une échéance, imposée par le client, le marché ou la saisonnalité de votre activité ;

- une liste de tâches issue d'un brainstorming, pour être le plus complet possible ;

- une séquence d'actions, ordonnée du général au détaillé. Divisez les tâches importantes en sous-tâches jusqu'à obtenir le niveau de découpage associant 1 action = 1 responsable.

> La présentation visuelle d'un rétroplanning

Pour inscrire le déroulé de ces tâches sur une échelle de temps (en jours ouvrés !), chaque assistant a son outil favori.

Les uns utilisent un tableau dynamique Excel, les autres privilégient une to-do list illustrée dans un document partagé ou un tableau collaboratif (Trello, Wrike).

> Le diagramme de Gantt

Vous pouvez opter pour l'iconique diagramme de Gantt qui accueille en ordonnées le nom de la tâche, et en abscisses sa durée estimée. Chaque tâche est symbolisée par un rectangle dont la couleur indique l'état d'avancement : à faire, en cours, fait, vérifié ou validé.

> Vos astuces d'assistant pour un rétroplanning efficace !


- En professionnel rompu à la gestion des aléas, prévoyez pour chaque action, une « date souhaitée » en amont de la « date butoir » ;

- N'omettez pas les temps de réflexion et calez déjà les réunions d'arbitrage ;

- Si le projet dure plusieurs mois, anticipez les congés annuels ;

- Reportez chaque échéance sur votre agenda (1 couleur par projet).

Vous dépassez ? Révisez certaines tâches, confiez-en à un prestataire ou... négociez un report auprès de votre client.

 

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Témoignage
de Maria

Assistante - Universcience

Tout d'abord un grand merci pour vos conseils et fiches pratiques que je classe dans un classeur. C'est une vraie mine d'or. Je trouve plein d'informations utiles à mon métier (ex : les formules de politesse, l'orthographe, les tableaux, les clés pour prendre la parole en réunion, maîtrisez les comptes rendus et j'en passe... Pour moi Kalligo est mon complice de presque tous les jours ! Je vous remercie d'exister.