Fiche pratique

Planifier un événement avec Doodle

Vous devez convier 50 personnes autour d’un même évènement ? Avec www.doodle.com, trouvez facilement une date qui convienne à tout le monde ! Explications.

Premiers pas sur doodle

Doodle est un module qui permet de proposer plusieurs dates à vos invités pour déterminer la date la plus favorable pour tous. Pour commencer, cliquez sur www.doodle.com. Cliquez sur le bouton Planifier un événement.

Informations générales sur l’évènement

La première étape consiste à renseigner votre évènement dans un petit formulaire. Remplissez les champs Titre, Lieu, Description et Votre nom et votre adresse mail puis cliquez sur Continuer.

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Sélection des dates

Choisissez au maximum 5 dates possibles qui seront ensuite proposées à vos convives. Cliquez sur les jours pour les sélectionner. Les dates s’affichent au fur et à mesure sur votre droite. Cliquez ensuite sur le bouton Continuer.

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Sélection des heures

Choisissez ensuite 3 horaires pour chaque jour en fonction de vos besoins. Entrez les heures dans le tableau de la façon suivante : 19h00 par exemple.

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Finalisation de l’invitation

Deux scénarios s'offrent à vous :

1. Pour simplement proposer votre événement aux invités, cliquez sur le bouton Continuer.

2. Pour affiner les paramêtres de votre invitation, cliquez sur Paramêtres. Il s’agit ici d’une réunion, mais si par exemple vous deviez faire choisir un menu à vos invités, doodle propose des options très pratiques pour faire de votre invitation un mini formulaire très opérationnel. Vous pouvez faire afficher les choix "Oui, Non", ne donner la possibilité à vos invités de ne cocher qu’une seule proposition… A chaque fois que vous cochez une option, un exemple en bas vous montre le résultat. Bref, à moduler en fonction de votre évènement !

Vous avez ensuite la possibilité d’envoyer vous-même l’invitation via votre messagerie Outlook, ou bien de laisser faire doodle. Il est préférable de le faire soi-même pour envoyer manuellement le lien doodle à ceux que vous souhaitez inviter. Cliquez alors sur Terminer.

Envoi de l’invitation

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Une nouvelle page vous donne l’adresse à proposer à vos invités (1) ! Il ne vous reste plus qu’à rédiger votre email et de l’envoyer avec ce lien à tous vos participants potentiels !

Chaque participant devra cliquer sur ce lien, ajouter son nom à gauche et cocher les dates qui lui conviennent… Le tour est joué !

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Pour suivre l’état de remplissage de votre tableau, Doodle vous fournit également une adresse pour administrer cela (2). Vous pouvez ainsi relancer les retardataires au besoin et voir un peu la tendance des résultats au fur et à mesure !

 

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  • Le 31/07/2013 à 18h06 par Julien11713

    Autre possibilté, Google formulaire

  • Le 30/07/2013 à 14h02 par NATHALIE13849

    Super pratique. Et, le hasard a fait qu'une collègue m'avait fait découvrir ce service 4 jours avant votre article ! Elle s'en sert beaucoup à titre personnel pour des réunions associatives et même des dîners ou sorties !

  • Le 07/05/2013 à 09h09 par ouafae18199

    bonjour,<br /> malheureusement j'ai pas pu se connecter sur le site ,<br /> vous me dites SVP comment faire?<br /> Merci

  • Le 16/01/2013 à 16h04 par WILLY18202

    Félicitations pour tant d'ingéniosité. Ce site est tout simplément génial. Meilleurs voeux et que 2013 soit encore plus enrichissante pour votre équipe pour le bonheur de toutes les assistantes et secrétaires.

  • Le 15/01/2013 à 15h03 par Natacha de Kalligo

    Si vous avez besoin, écrivez-moi !<br /> <a target="_blank" rel="nofollow" href="contact@kalligo.com">contact@kalligo.com</a>

  • Le 15/01/2013 à 10h10 par Naykol

    Génial!!! ça ne pouvait pas mieux tomber, mon Directeur vient de me demander d'étudier cette méthode pour planifier nos réunions. Merci de votre aide précieuse tout au long de l'année , et excellente année à toute l'équipe ! nicole

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Témoignage
de Fatiha

Responsable Logistique - IRA

J'aime beaucoup le site Kalligo car j'y trouve des astuces, des conseils. Chaque semaine, il y a au moins un article qui me concerne. Ma rubrique préférée est bien sûr les fiches pratiques et les documents type. Bonne continuation.