Organisation

Savoir travailler dans l’urgence

02/12/2010

Une présentation Powerpoint à faire en urgence ? Une réunion à organiser à la dernière minute ? Apprenez à reconnaître les vraies urgences et à les gérer le plus sereinement possible.

Savoir travailler dans l'urgence

> Reconnaitre les urgences

Au son de la voix de votre responsable, il peut être très facile de reconnaître une urgence ! Cela dit, vous devez quand même vous demander quelle est le niveau de priorité de ce qu'il vient de vous demander par rapport aux autres missions en cours. Il n'a pas forcément conscience de toutes vos contraintes et dossiers en cours. Si vous pensez que « la mission urgente » n'est finalement pas prioritaire, n'hésitez pas à lui en faire part.

 

> Garder son sang froid

Entre une situation qui met votre entreprise en danger de mort et une mission à effectuer dans les plus brefs délais, il y a un gouffre ! En situation d'urgence, la première des règles consiste à garder son sang froid !

Sous l'effet du stress, certains paniqueront et seront incapables d'agir, d'autres brasseront du vent... Il est bon de connaître les effets pervers que le stress peut générer chez vous afin de pouvoir le combattre en temps utiles.

 

> Prendre du recul

Pour appréhender une mission de dernière minute sereinement, il suffit parfois d'un petit rien... Essayez par exemple de regarder la situation comme si vous étiez quelqu'un d'extérieur à la situation. Cela permet de retrouver une réflexion rationnelle et de sortir du côté émotionnel.

Autre technique, la respiration abdominale : pratiquée notamment avec le yoga ou les arts martiaux, cette technique permet de reprendre le contrôle de soi et de garder la tête sur les épaules.

 

> Cultiver une bonne hygiene de vie

L'urgence impose un rythme auquel le corps n'est pas forcément habitué. Rien ne sert de tripler vos doses quotidiennes de caféine ! Il faut plutôt manger sainement, faire de courtes pauses pendant la journée et dormir suffisamment. Ce sont des conditions indispensables pour garder de l'énergie et de la concentration.

 

> Maitriser le temps au quotidien

Certaines personnes travaillent toujours dans l'urgence et bouclent les projets à la dernière minute. Attendre le dernier moment peut être source d'efficacité, mais si une vraie urgence arrive à ce moment-là, il sera difficile de faire face. Prenez donc plutôt l'habitude de gérer les projets au fur-et-à-mesure pour éviter d'être débordé le cas échéant. Pour cela : rangez, classez, hiérarchisez, triez, planifiez !

Vous pouvez également utilisez des « to do list » (liste de tâches) qui permettent de savoir où vous en êtes au jour le jour et de ne rien oublier !

 

L'ASTUCE KALLIGO

Une fois que l'urgence est passée, il est conseillé de faire un débriefing pour identifier les problèmes que vous avez rencontrez : défauts dans l'organisation, manque de coordination... Cela vous permettra de mieux attaquer la prochaine fois !

 

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Témoignage
de Razika

Assistante en communication - MMA

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