Organisation

Assistant(e), optimisez la collaboration avec votre manager !

09/10/2012

Une collaboration manager-assistant(e) efficace est un levier important de l'efficacité du manager. Pour l'assistante, c'est la possibilité de valoriser son rôle et d'accéder à des responsabilités. Les conseils de Christine Harache, consultante Cegos.

Certaines conditions favorisent l'efficacité de cette collaboration entre le manager et l'assistant(e). En voici quelques-unes. Vous constaterez que dans tous les cas, il s'agit d'une responsabilité partagée.

> Des règles du jeu claires et nettes


C'est le point de démarrage de toute collaboration réussie, il faut que le contrat de départ soit bien « bouclé ». Chacun pourra ainsi s'y référer par la suite. Il est donc important que des règles du jeu claires et nettes soient fixées en commun dès le début de la collaboration. Quelles sont les attentes de votre manager ? Quelles sont vos propres attentes pour répondre à celles de votre manager ?
Connaissant clairement les priorités de votre fonction, vous pourrez arbitrer les priorités et faire des choix d'organisation en toute connaissance de cause. Bien sûr, le contrat n'est pas « gravé dans le marbre ». Il peut être revu par la suite.

> Une relation de qualité

Une collaboration de qualité repose sur une relation de confiance réciproque. Au-delà de l'aspect contractuel qui pose le cadre, la qualité de la relation que les protagonistes peuvent établir est fondamentale.
Au quotidien, c'est par exemple : savoir manifester votre satisfaction et dire merci, savoir dire aussi bien ce qui va que ce qui ne va pas, etc.

> Une communication efficace

Voici quelques bonnes pratiques que l'assistant(e) peut mettre en place :
• Il est toujours préférable d'apporter des solutions et des idées que des problèmes. Avant de remonter un problème à votre manager, réfléchissez aux solutions que vous pourriez lui proposer.
Préparez soigneusement les entretiens avec votre manager : qu'est-ce qui est important pour lui ? Qu'est-ce que je veux qu'il retienne ? Qu'est-ce que je veux qu'il fasse ?
• Lors des entretiens, allez droit au but en transmettant l'essentiel : j'ai souhaité vous rencontrer pour vous présenter ceci..., pour vous demander cela, etc.

> Des informations up to date

Comment bien faire son travail, si vous n'êtes pas au courant des enjeux, des priorités, des objectifs ou autres dossiers chauds de votre manager ? L'information de l'assistant(e) est à nouveau une responsabilité partagée. Le manager doit donner de l'information et l'assistante la chercher.

Conseils pour le manager :
• Tenez-la au courant de vos objectifs et priorités à moyen et long terme (et pas seulement des urgences quotidiennes).
• Faites le point des dossiers en cours avec elle au moins une fois par semaine.
• Donnez-lui les informations nécessaires pour la réalisation de son travail (objectif, enjeux, destinataires, dates).

Conseils pour l'assistant(e)
Posez des questions, lisez.
• Tenez-vous au courant des objectifs et priorités à moyen et long terme de votre manager.

> De la prise d'initiative

On évoque souvent la nécessité pour l'assistant(e) d'être proactive. Cela correspond à une vraie attente de la part des entreprises comme des assistant(e)s.

Conseils pour le manager :
• Un manager n'a pas toujours conscience des activités qu'il peut déléguer à son assistant(e). C'est pourquoi, il peut être fructueux d'en parler avec elle.
• Étudiez avec elle les activités que vous pouvez lui déléguer.
• Encouragez-la à prendre des initiatives et donnez-lui le droit à l'erreur.
• Aidez-la à asseoir sa crédibilité en interne comme en externe. Auprès des membres de l'équipe, il est important qu'il soit clair qu'elle parle en votre nom. Auprès de vos visiteurs, elle vous représente.

Conseils pour l'assistant(e)
• Votre manager ne pense pas à déléguer ? Prenez l'initiative et proposez-lui de vous charger de certaines activités.
• Il ne pense pas à faire part de son avis sur votre travail ? À nouveau, prenez l'initiative. Faites le point régulièrement sur ses attentes, ce qui va, ce qui va moins bien, ce qui pourrait être amélioré.
Développez la complémentarité avec votre manager. Il n'est pas très organisé, soyez-le pour deux. Il n'est pas un grand communicant, soignez particulièrement votre communication et l'image que vous donnez de votre manager et de votre service. Il a tendance à s'impatienter parce que les choses ne vont pas assez vite pour lui. Sachez le calmer et lui faire comprendre que tout le monde ne vas pas à la même vitesse que lui.

> Une bonne organisation

Une bonne organisation facilite le quotidien.

Conseils pour le manager :
• Faites le point de temps en temps avec elle sur vos méthodes de travail et d'organisation du temps.
• Si vous le pouvez, mettez en place le point quotidien avec votre assistant(e). Vous passerez en revue les dossiers du moment. Pour plus d'efficacité, efforcez-vous de regrouper ce que vous avez à lui demander lors de ce point.
• Anticipez les urgences : intégrez ses délais de réalisation dans la fixation de vos propres délais.

Conseils pour l'assistant(e)
• Quand votre manager vous confie plusieurs tâches à réaliser dans des délais incompatibles, demandez-lui de les hiérarchiser.
• Faites régulièrement passer l'idée de vos délais de réalisation. Votre manager n'en n'a pas toujours clairement conscience. Il peut penser que le dossier est terminé quand lui-même a terminé, alors que vous-même commencez.
• Si, pour un travail particulier, vous vous apercevez que vous risquez de ne pas atteindre l'objectif fixé (quantité, délais, etc.), alertez-le rapidement.
• Il est du genre à vous déranger toutes les 5 minutes ? Incitez-le à mettre en place un système de chemise par collaborateur (y compris pour vous). Tout au long de la journée, il y glisse les papiers (non « hyper urgents ») qui concernent la personne. Il les passe en revue lors d'un entretien.

 

À lire : Toute la fonction Assistante - 2e éd. - Savoirs, Savoir-faire, Savoir-être

 

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  • Le 15/10/2012 à 13h01 par rodelin18600

    je comprend pourquoi les manager europeens sont d une si grande efficacite je vais de comprehesion en comprehension merci kalligo rodelin

 
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de Edmon Kouadio

Responsable des Opérations - Agence maritime et de services

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