Organisation

Développez votre esprit de synthèse !

26/03/2013

Compte rendu de réunions, notes à rédiger en urgence, l'exercice de la synthèse fait partie intégrante de la fonction d'assistant(e). Pour améliorer sa capacité à résumer de manière claire et concise, certaines méthodes permettent de gagner en efficacité et en rapidité. Petits exercices de gymnastique mentale.

Face à la multiplication des sources et à la profusion d'informations qui circulent, disposer d'un bon esprit de synthèse est une qualité primordiale pour être performant dans son travail au quotidien. Faculté intimement liée à la structure mentale, chacun dispose de son propre mode opératoire. Cela dit, appliquer certaines méthodes de base permet d'acquérir de meilleurs réflexes. Synthétiser sous-entend comprendre, hiérarchiser et analyser l'information. Des points qu'il est possible d'améliorer notamment en s'exerçant aux bonnes méthodes de lecture et de prise de notes, bases indispensables à la réalisation d'une synthèse précise et structurée.

> Améliorer ses mécanismes de lecture

Pour résumer en quelques paragraphes une pile de documents, la façon d'en aborder la lecture est primordiale. Le premier reflexe à proscrire est de procéder d'emblée à une lecture approfondie. Sans objectif précis, l'esprit tente de se concentrer sur tous les éléments du texte simultanément pour finalement ne retenir que très peu d'informations. L'idée est donc de procéder à plusieurs explorations rapides, qui auront chacune un objectif différent.
En vous entraînant à respecter différents niveaux de lecture, vous vous apercevrez que vous aurez retenu bien plus d'éléments et surtout que vous vous serez complètement approprié le fil conducteur et la structure d'un texte. À ce stade, vous pourrez déjà reformuler son sens global avec vos mots, ce qui vous servira de base pour votre synthèse.

Exercice :

- Survolez une première fois le texte avec l'objectif d'en extraire l'idée générale, voire d'en repérer la construction. Vous ne vous attacherez ni aux mots ni aux phrases pour vous concentrer exclusivement sur le sens, que votre mémoire retiendra en conséquence plus facilement.

- Le sujet bien en tête, passez à la phase dite d'écrémage ou de lecture en diagonale : il s'agit cette fois de parcourir le texte avec l'objectif de repérer l'essentiel. Instinctivement, votre esprit va s'arrêter sur les idées phares du texte et négliger le superflu.

-Enfin, lisez de manière intégrale et approfondie pour aller plus loin dans le détail.

> S'entraîner aux techniques de prise de notes

La difficulté lorsqu'il s'agit d'effectuer la synthèse d'une réunion, c'est qu'il faut capter les informations essentielles, pendant que les participants s'expriment, en temps réel. Dans ce cas, connaître quelques techniques afférentes à la prise de notes se révèle salutaire.

D'abord, il est inutile voire contre-performant d'essayer de reporter tout ce qui est dit, sous peine de se retrouver noyé sous un flot d'informations, qu'il sera long et compliqué de résumer correctement. Et ce d'autant, que concentré sur les mots, le sens aura pu en partie vous échapper.

Avant de prendre la moindre note, il faut d'abord écouter pour dégager la problématique, et commencer à organiser les idées qui en découlent. Trier les informations à l'oral, c'est aussi distinguer ce qui est de l'ordre des faits, des opinions ou encore de l'anecdote, éléments qui ne seront pas traités au même niveau dans votre synthèse. Pour s'y retrouver, il est conseillé de codifier les informations avec des couleurs ou toute autre méthode visuelle qui vous permettra de repérer d'un coup d'œil le plan, les idées phares et autres éléments secondaires d'un discours.

Vous pouvez également vous entraîner à schématiser les informations en réalisant des mind-maps ou cartes heuristiques. Ces dernières permettent de représenter visuellement les idées sous forme d'un schéma, qui se rapproche de celui de la pensée. La méthode consiste à créer une sorte d'arborescence autour d'une idée centrale afin de situer immédiatement la problématique, les mots-clés qui s'y rattachent et les liens existants entre les idées. Cette méthode de prise de notes est particulièrement efficace pour construire un plan et hiérarchiser les informations.

Exercice :

- Inscrivez au centre d'une feuille de papier l'objet ou la problématique.

- Au fil des interventions, inscrivez les mots-clés qui émergent autour de l'idée centrale et les sous-parties afférentes, sans rédiger.

- Au fur et à mesure, vous allez constituer une arborescence qui structure visuellement les idées et en facilite la compréhension et la mémorisation.

À noter : vous pouvez aussi vous entraîner à cette méthode en téléchargeant des applications de mind-mapping gratuites comme Freemind ou Mindmanager.

> Rédiger de manière précise et concise

Pour être opérationnelle, une bonne synthèse se doit d'avoir été rédigée à partir d'un plan clair et bien construit. Elle doit aussi être exacte et n'omettre aucune information essentielle. Enfin, bien sûr, sa vocation est d'être concise.

Si sa qualité va largement dépendre d'une bonne prise de notes et d'une structure bien ficelée, la rédaction est le dernier élément à ne pas négliger. Synthétiser c'est faire court, et donc être clair et explicite. D'où l'importance d'utiliser des mots aussi précis que possible, de rédiger des phrases courtes et de bannir les périphrases qui alourdissent le propos. Pour progresser dans ce domaine, le moyen le plus efficace est la lecture pour accroître son vocabulaire et de s'entraîner à écrire avec ces contraintes.

Exercice :

- Lisez un texte et réduisez-le de moitié, puis recommencez l'exercice en limitant encore le nombre de mots.

- Enfin, reprenez votre prose et exercez-vous à remplacer les mots du texte par des synonymes ou des termes plus précis.

 

 

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  • Le 28/08/2013 à 12h12 par simonne17577

    vraiment efficace et interressant.

 
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Témoignage
de Marie-Laure

Secrétaire de direction - Ville du Marin

Toutes les astuces que proposent Kalligo me sont vraiment bénéfiques. J'ai vu une nette amélioration dans mon travail et je saisis toutes les opportunités que m'offrent Kalligo. Merci pour tout !